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Covid - FAQ zu Gesellschaftsversammlungen und Aufsichtsrat-Sitzungen

Stand: 22.03.2020

Österreichische Kapitalgesellschaften befinden sich derzeit in der akuten Planungsphase ihrer ordentlichen Gesellschafterversammlungen. Ebenso stehen die vierteljährlich abzuhaltenden AR-Sitzungen an. Der Gesetzgeber erlässt derzeit laufend neue Maßnahmen zur Verhinderung der Verbreitung des Coronavirus („COVID-19“), die nicht zuletzt auch die Abhaltung von Gesellschafterversammlungen und AR-Sitzungen berühren, zuletzt etwa durch das Veranstaltungsverbot und das Betretungsverbot. Durch das am 22.03.2020 in Kraft getretene 2. COVID-19 Gesetz soll die Abhaltung von derartigen Versammlungen und Sitzungen erleichtert werden. Die nachfolgende Darstellung in Form einer Q&A Liste gibt einen Überblick über die wichtigsten mit COVID-19 verbundenen Fragen für die Abhaltung von Gesellschafterversammlungen und AR Sitzungen.

Inhaltsverzeichnis


1. Welche neuen COVID-19 Rechtsgrundlagen müssen insbesondere beachtet werden?

Erlass, Maßnahmen gegen das Zusammenströmen größerer Menschenmengen nach § 15 Epidemiegesetz  

Erlass des BM für Soziales zum Veranstaltungsverbot, wodurch die mit der Vollziehung des Epidemiegesetzes betrauten Bezirksverwaltungsbehörden angewiesen werden, durch Verordnung zu verfügen, dass nach § 15 des Epidemiegesetzes sämtliche Veranstaltungen in ihrem Wirkungsbereich, zu untersagen sind, bei denen mehr als 500 Personen (außerhalb geschlossener Räume oder im Freien) oder mehr als 100 Personen in einem geschlossenen Raum zusammenkommen.

Verordnung, Veranstaltungsverbot Wien

Verordnung der Bezirksverwaltungsbehörde zur Umsetzung des Erlasses zum Veranstaltungsverbot („Veranstaltungsverbot“). Gültig: 11.03.2020 – 03.04.2020 (wird vermutlich bis zum 13.4.2020 verlängert).

12. Bundesgesetz: COVID-19 Gesetz

Entält uA das Bundesgesetz betreffend vorläufige Maßnahmen zur Verhinderung der Verbreitung von COVID-19 („COVID-19-Maßnahmengesetz“), wonach uA das Betreten von bestimmten Orten per Verordnung untersagt werden kann. Gültig: 16.03.2020 – 31.12.2020
Sehen Sie dazu auch unsere News Das COVID-19-Maßnahmengesetz

98. Verordnung gemäß § 2 Z 1 des COVID-19-Maßnahmengesetzes
107. Verordnung
108. Verordnung

Zur Verhinderung der Verbreitung von COVID-19 ist das Betreten öffentlicher Orte verboten.  Gültig: 16.03.2020 – 13.04.2020
Sehen Sie dazu auch unsere News Neue Verordnungen zur Bekämpfung von COVID-19.

16. Bundesgesetz: 2.COVID-19-Gesetz=

Enthält uA das Bundesgesetz betreffend besondere Maßnahmen im Gesellschaftsrecht aufgrund von COVID-19 (Gesellschaftsrechtliches COVID-19-Gesetz – „COVID-19-GesG“).

Für die Dauer von Maßnahmen, die zur Verhinderung der Verbreitung von COVID-19 nach dem COVID-19-Maßnahmengesetz, BGBl. I Nr. 13/2020 (So der Verweis im Wortlaut des COVID-19-GesG, richtig wäre ein Verweis auf BGBL. I Nr 12/2020 (nicht Nr 13/2020, das die die Änderung des Schulunterrichtsgesetzes regelt und hier wohl nicht gemeint sein kann)), getroffen werden, können Versammlungen von Gesellschaftern und Organmitgliedern einer Kapitalgesellschaft, einer Personengesellschaft, einer Genossenschaft, einer Privatstiftung oder eines Vereins, eines Versicherungsvereins auf Gegenseitigkeit oder eines kleinen Versicherungsvereins nach Maßgabe der Verordnung der Bundesministerin für Justiz auch ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer durchgeführt werden.

Die Bundesministerin für Justiz wird ermächtigt, durch Verordnung nähere Regelungen betreffend die Durchführung der oben genannten Versammlungen zu treffen, die eine vergleichbare Qualität der Willensbildung gewährleistet. Nach den Gesetzesmaterialien (112 Blg. NR XXXVII.GP) ist dabei insbesondere an qualifizierte Videokonferenzen oder eine vergleichbar qualitätsvolle Willensbildung ohne Durchführung von Präsenzversammlungen und schriftliche Abstimmungen gedacht. Die Verordnung ist noch nicht veröffentlicht. Wir werden darüber gesondert informieren.

Abweichend von § 104 Abs 1 AktG muss die ordentliche Hauptversammlung einer Aktiengesellschaft nun innerhalb der ersten zwölf Monate des Geschäftsjahrs der betreffenden Gesellschaft stattfinden. Gültig: 22.03.2020 – 31.12.2020.


2. AG


2.1 Hauptversammlung


2.1.1 Wann muss die ordentliche HV stattfinden?

Gem § 104 Abs 1 AktG hat die ordentliche HV in den ersten acht Monaten des Geschäftsjahres stattzufinden. Entspricht das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, ist die ordentliche HV also bis Ende August abzuhalten.

NEU nach COVID-19-GesG: Abweichend von § 104 Abs 1 AktG muss im Jahr 2020 die ordentliche HV innerhalb der ersten zwölf (nicht acht) Monate des Geschäftsjahres der betreffenden Gesellschaft stattfinden. Entspricht das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, ist die ordentliche HV bis Ende Dezember (nicht August) 2020 abzuhalten.


2.1.2 Wo muss die HV stattfinden?


Für jede HV ist ein Ort zu bestimmen, an dem sich Aktionäre einfinden können, um dort ihr Teilnahmerecht persönlich ausüben zu können oder durch einen Vertreter ausüben zu lassen. Gemäß § 102 Abs 2 AktG muss die HV an einem Ort im Inland stattfinden, den die Satzung bestimmt. Wenn die Satzung nichts anderes bestimmt, findet die HV am Sitz der Gesellschaft statt oder am Sitz einer inländischen Börse, an der die Aktien der Gesellschaft notiert sind.


2.1.3 Kann auf eine physische HV verzichtet werden?


Nein. Jeder Aktionär hat das unentziehbare Recht, seine Rechte persönlich in der HV auszuüben. Dieses Recht kann nicht ausgeschlossen oder beschränkt werden, auch nicht durch die Satzung. Gemäß § 102 Abs 3 AktG kann die Satzung vorsehen oder den Vorstand ermächtigen vorzusehen, dass die Aktionäre an der HV im Weg elektronischer Kommunikation teilnehmen und auf diese Weise einzelne oder alle Rechte ausüben können. Den Aktionären können insbesondere eine oder mehrere der nachstehend angeführten Formen der elektronischen Teilnahme angeboten werden: Satellitenversammlung (Z.1), Fernteilnahme (Z.2) und Fernabstimmung (Z.3). Die Satzung kann gemäß § 103 Abs 6 AktG auch vorsehen, dass die Aktionäre durch die Abstimmung per Brief an der HV teilnehmen.

Wenn die Gesellschaft und die Aktionäre die Möglichkeiten zur nicht physischen Teilnahme weitestgehend ausschöpfen, wäre theoretisch denkbar, dass am Ort der HV nur der Versammlungsleiter und der Notar anwesend sind. In der Praxis machen jedoch kaum Gesellschaften von diesen Möglichkeiten Gebrauch.

NEU nach COVID-19-GesG: Für die Dauer von Maßnahmen, die zur Verhinderung der Verbreitung von COVID-19 nach dem COVID-19-Maßnahmengesetz getroffen werden, können HVs nach Maßgabe einer von der Bundesministerin für Justiz noch zu erlassenden Verordnung auch ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer durchgeführt werden. Die Verordnung liegt noch nicht vor.           


2.1.4 Können HVs aufgeteilt auf unterschiedliche Räume stattfinden?

Ja. Eine durch die Satzung zu regelnde Teilnahme durch elektronische Kommunikation liegt nicht vor (insbesondere auch keine Satellitenversammlung nach § 102 Abs 3 Z 1 AktG), wenn alle Räumlichkeiten in denen die HV stattfindet unter derselben Anschrift erreichbar sind und diese in der Einberufung als „Ort der HV“ iSv § 106 Z 1 AktG bezeichnet wurde. Die Aufteilung der HV auf mehrere Räume ist grundsätzlich zulässig wenn:

  • alle Räumlichkeiten in denen die HV stattfindet unter derselben Anschrift erreichbar sind, die in der Einberufung als „Ort der HV“ bezeichnet wird;
  • eine optische und akustische Zweiweg-Verbindung in Echtzeit die Räume verbindet, sodass die Ausübung sämtlicher Aktionärsrechte (insbesondere Informations-, Antrags-, Rede- und Stimmrecht) gewahrt ist und
  • die HV-Bereiche, die den Versammlungsbereich in ihrer Gesamtheit bilden, genau gekennzeichnet und definiert sind.

Vom COVID-19-GesG unberührt bleibt das Veranstaltungsverbot. Die Personenlimitierung gemäß dem Veranstaltungsverbot ist weiterhin einzuhalten. Daher können große HVs auf den ersten Blick nach Maßgabe der oben dargestellten Grundsätze aufgeteilt auf unterschiedliche Räume stattfinden. Fraglich ist allerdings, ob alle Teilnehmer auch an den Ort einer derart organisierten Hauptversammlung gelangen können, ohne dabei gegen das Verbot des Betretens öffentlicher Orte (VO BGBl II 98/2020) zu verstoßen. Die Abhaltung von Hauptversammlungen per se ist bei Einhaltung der sonstigen Vorschiften für Großveranstaltungen nicht verboten. Von den Ausnahmen des Verbots des Betretens öffentlicher Orte nach VO BGBl II 98/2020 ist am ehesten § 2 Z. 4. einschlägig (Betretungen, die für berufliche Zwecke erforderlich sind). Dies erfasst wohl Vorstand, Aufsichtsrat, Notar, Berater, Hilfskräfte und wohl auch die meisten Vertreter von Aktionären, sei es kraft Organstellung oder Vollmacht. Zweifelhaft ist allerdings, ob darunter auch physische Aktionäre, vor allem Kleinaktionäre fallen, die ihre Aktien zum Zweck der privaten Kapitalanlage halten. Eine Klarstellung des Verordnungsgebers wäre dafür hilfreich. Im Übrigen sind allfällige über das Vorstehende hinausgehende landes- oder gemeinderechtliche Vorschriften einzuhalten.


2.1.5 Kann eine HV abgesagt / verschoben werden?

Ja. Mehrere HVs börsennotierter Unternehmen wurden bereits abgesagt. Zur Absage/Verschiebung der HV berufen ist derjenige, der sie einberufen hat, bei der AG also in der Regel der Vorstand. Die Absage / Verschiebung darf nicht willkürlich erfolgen sondern nur wegen eines triftigen Grundes, widrigenfalls eine Absage/Verschiebung gegen Sorgfaltspflichten des Verwaltungsorgans verstößt; eine willkürliche Absage/Verschiebung verstößt gegen die Sorgfaltspflichten des Verwaltungsorgans (§ 84 AktG) und könnte Schadenersatzansprüche begründen. Eine Verschiebung/Absage der HV zur Verhinderung der weiteren Verbreitung von COVID-19, Verhinderung der Ansteckung der Aktionäre und Verwaltungsorgane sowie zur Einhaltung der zur Verhinderung der weiteren Verbreitung erlassenen Maßnahmen stellt uE einen solchen triftigen Grund dar.

Die Verlegung der HV an einen anderen Ort oder die Verschiebung auf einen neuen Termin ist einerseits als Absage der ursprünglichen HV und andererseits als Einberufung einer neuen HV zu qualifizieren. Die Absage/Verlegung/Verschiebung muss daher in der vorgeschriebenen Form und unter Wahrung der Einberufungsfrist bekannt gemacht werden. Bei Abhaltung einer Vollversammlung gemäß § 105 Abs 5 AktG können diese Formvorschriften bei der nicht börsennotierten AG entfallen, sofern kein Aktionär einer Beschlussfassung widerspricht.

Für die bloße Absage gelten keine besonderen Formvorschriften.

Sowohl bei Absage als auch bei Verlegung/Verschiebung zu beachten ist, dass die Aktionäre bestmöglich Kenntnis von der Absage/Verlegung/Verschiebung erlangen müssen. Es empfiehlt sich, die Absage/Verlegung/Verschiebung über alle jene Kommunikationswege bekannt zu geben, über die auch einberufen wurde. Bei besonders kurzfristigen Absagen ist uU auch eine Ad-hoc-Meldung zu überlegen.
 


2.2 Aufsichtsrat


2.2.1 Wie oft und in welchem Abstand müssen AR-Sitzungen abgehalten werden?


Gemäß § 94 Abs 3 AktG muss der AR mindestens viermal im Jahr Sitzungen abhalten, die vierteljährlich stattzufinden haben. Das Gesetz sieht also nicht bloß eine Mindestsitzungsanzahl sondern auch eine Mindestsitzungsfrequenz vor, nämlich, dass zwischen AR Sitzungen jeweils ca drei Monate liegen sollen.

§ 94 Abs 3 AktG stellt eine Ordnungsvorschrift dar, Zwangsstrafen bei Verstößen sieht das Gesetz nicht vor. Denkbar wären Schadenersatzansprüche wegen Sorgfaltswidrigkeit der AR-Mitglieder bei mangelnder Abhaltung der Sitzungen oder vollkommen willkürlicher Terminfestsetzung, sofern der Gesellschaft dadurch ein Schaden entsteht. Eine Verschiebung/Absage der AR-Sitzung zur Verhinderung der weiteren Verbreitung von COVID-19, Verhinderung der Ansteckung der AR-Mitglieder sowie zur Einhaltung der zur Verhinderung der weiteren Verbreitung erlassenen Maßnahmen stellt uE keine Sorgfaltswidrigkeit dar. Allerdings sollten die AR-Mitglieder zumindest versuchen in Form einer qualifizierten Videokonferenz eine Sitzung abzuhalten und falls dies nicht möglich ist, eine Beratung in Form einer Video- oder Telefonkonferenz abhalten.


2.2.2 Müssen AR-Sitzungen physisch abgehalten werden?

Nein. Das AktG definiert den Begriff „Sitzung“ nicht. Ausgehend von den Vorstellungen des Gesetzgebers bei Inkraftsetzen des Gesetzes meint der Begriff Sitzung zunächst eine Versammlung der AR-Mitglieder bei der sie physisch am selben Ort anwesend sind. Jedoch ist die physische Abhaltung der AR-Sitzung wohl nicht zwingend. Eine AR-Sitzung kann wohl auch in Form einer qualifizierten Videokonferenz abgehalten werden, da diese einer Sitzung unter Anwesenden wohl gleichzuhalten ist.

Bei der qualifizierten Videokonferenz muss für alle Teilnehmer jeweils gegenseitige Sicht- und Hörbarkeit gegeben sein, die audiovisuelle Qualität muss ein authentisches Erfassen der Einzelheiten menschlicher Mimik, Gestik und Intonation ermöglichen und die Kommunikation muss vor einem Zugriff Unbefugter geschützt sein.

Die Entscheidung über die Art der Abhaltung der Sitzung trifft grundsätzlich der Vorsitzende.

Sitzungen können sich in bloßen Beratungen erschöpfen oder mit Beschlussfassungen verbunden sein.

NEU nach COVID-19-GesG: Für die Dauer von Maßnahmen, die zur Verhinderung der Verbreitung von COVID-19 nach dem COVID-19-Maßnahmengesetz getroffen werden, können AR-Sitzungen nach Maßgabe einer von der Bundesministerin für Justiz noch zu erlassenden Verordnung auch ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer durchgeführt werden. Die Verordnung liegt noch nicht vor.

2.2.3
Müssen AR Mitglieder zur Beschlussfassung physisch anwesend sein?


Nein. Beschlüsse können entweder (i) in einer Sitzung, sowohl in physischen Sitzungen als auch wohl in Sitzungen per qualifizierter Videokonferenz oder (ii) außerhalb einer Sitzung gefasst werden.

Beschlussfassung in einer Sitzung: Gemäß § 92 Abs 5 AktG ist der AR oder sein Ausschuss dann beschlussfähig, wenn an der Sitzung mindestens drei Mitglieder teilnehmen (sofern die Satzung nicht ein höheres Präsenzquorum vorsieht). Die übrigen AR-Mitglieder können beispielsweise über einfache (!) Telefon- oder Videokonferenz zur Sitzung hinzugeschaltet werden (werden zur Ermittlung des Präsenzquorum aber nicht berücksichtigt), sofern dies die Satzung oder der AR dies, etwa in einer von ihm erlassenen Geschäftsordnung, zulässt.

Beschlussfassung außerhalb einer Sitzung: Der AR kann Beschlüsse auch außerhalb einer Sitzung, schriftlich oder fernmündlich, fassen. Allerdings kann gemäß § 92 Abs 3 AktG jedes AR-Mitglied einer solchen Abstimmung widersprechen. Dann muss die Abstimmung in einer Sitzung stattfinden.

Es empfiehlt sich, fernmündlich gefasste Beschlüsse schriftlich zu bestätigen; die Aufsichtsratsmitglieder sollten außerdem (schriftlich) auf ihr Widerspruchsrecht gegen die fernmündliche Beschlussfassung verzichten.

NEU nach 2COVID-19-GesG: Für die Dauer von Maßnahmen, die zur Verhinderung der Verbreitung von COVID-19 nach dem COVID-19-Maßnahmengesetz getroffen werden, können AR-Sitzungen nach Maßgabe einer von der Bundesministerin für Justiz noch zu erlassenden Verordnung auch ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer durchgeführt werden. Die Verordnung liegt noch nicht vor.


3. GmbH


3.1 Generalversammlung



Gem § 35 Abs 1 Z 1 GmbHG hat die ordentliche GV in den ersten acht Monaten des Geschäftsjahres stattzufinden. Entspricht das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, ist die ordentliche GV bis Ende August abzuhalten.

Die Fristverlängerung gemäß dem COVID-19-GesG gilt nicht für GmbHs sondern nur für AGs.


3.2.1 Wo muss die GV stattfinden?


Gemäß § 36 Abs 1 GmbHG findet die GV am Sitz der Gesellschaft statt, sofern der Gesellschaftsvertrag nichts anderes bestimmt. Die Gesellschafter können nach hA einvernehmlich jedenfalls an jedem Ort im Inland zusammenkommen. Zur Frage, ob Gesellschafter über öffentlichen Grund an den Ort der GV gelangen können, siehe oben Punkt 2.1.4


3.2.2 Kann auf eine physische GV verzichtet werden?


Ja. Die Abhaltung einer virtuellen GV, beispielsweise per Videokonferenz, ist wohl zulässig, wenn alle Gesellschafter dem nachweislich zustimmen.

In der GmbH können Beschlüsse auch schriftlich gemäß § 34 GmbHG gefasst werden, vorausgesetzt alle Gesellschafter stimmen der schriftlichen Beschlussfassung zu. Bei der Abstimmung im schriftlichen Weg wird die nach dem Gesetz oder dem Gesellschaftsvertrag zu einer Beschlussfassung in der GV erforderliche Mehrheit nicht nach der Zahl der abgegebenen Stimmen sondern nach der Gesamtzahl der allen Gesellschaftern zustehenden Stimmen berechnet (dieses erhöhte Mehrheitserfordernis gilt wohl nicht für virtuelle GVs, die physisch abgehaltenen GVs gleichkommen). Das Fassen von Beschlüssen per Telefon- oder Videokonferenzen ist wohl zulässig, wenn alle Gesellschafter diesem Verfahren zustimmen. Dies setzt voraus, dass die Beschlussfassung nicht zwingend die Teilnahme eines Notars erfordert (was beispielsweise bei Änderungen des Gesellschaftsvertrages der Fall ist). Wird die GV nicht physisch abgehalten, empfiehlt sich (i) die Anfertigung eines Protokolls, aus dem hervorgeht, dass sämtliche Gesellschafter mit ihrer Abhaltung und der Beschlussfassung im virtuellen Weg einverstanden sind und auf eine Anfechtung der gefassten Beschlüsse verzichten und (ii) die Fassung eines schriftlichen Beschlusses, insbesondere über jene Beschlussgegenstände, die beim Firmenbuch offen zu legen sind (beispielsweise die Feststellung des Jahresabschlusses und Verwendung des Bilanzgewinns).

Erfordert die Beschlussfassung die Beiziehung eines Notars, kann die GV nicht virtuell abgehalten werden. Sie kann dann beispielsweise auf Basis von dem Notar eingeräumten Stimmrechtsvollmachten erfolgen.

NEU nach COVID-19-GesG: Für die Dauer von Maßnahmen, die zur Verhinderung der Verbreitung von COVID-19 nach dem COVID-19-Maßnahmengesetz getroffen werden, können GVs nach Maßgabe einer von der Bundesministerin für Justiz noch zu erlassenden Verordnung auch ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer durchgeführt werden. Die Verordnung liegt noch nicht vor.

Vom COVID-19-GesG unberührt bleibt das Veranstaltungsverbot. Die Personenlimitierung gemäß dem Veranstaltungsverbot ist weiterhin einzuhalten.


3.2.3 Kann eine GV abgesagt / verschoben werden?


Ja. Zur Absage/Verschiebung der GV berufen ist derjenige, der sie einberufen hat, bei der GmbH also in der Regel der oder die Geschäftsführer. Die Absage/Verschiebung darf nicht willkürlich erfolgen sondern nur wegen eines triftigen Grundes, widrigenfalls eine Absage/Verschiebung gegen Sorgfaltspflichten des Geschäftsführers verstößt; eine willkürliche Absage/Verschiebung verstößt gegen die Sorgfaltspflichten des Geschäftsführers (§ 25 GmbHG) und könnte Schadenersatzansprüche begründen. Eine Verschiebung/Absage der GV zur Verhinderung der weiteren Verbreitung von COVID-19, Verhinderung der Ansteckung der Gesellschafter und Verwaltungsorgane sowie zur Einhaltung der zur Verhinderung der weiteren Verbreitung erlassenen Maßnahmen stellt uE einen solchen triftigen Grund dar.

Die Verlegung der GV an einen anderen Ort oder die Verschiebung auf einen neuen Termin kann nur als Absage der ursprünglichen GV und Einberufung einer neuen GV durchgeführt werden. Die Absage/Verlegung/Verschiebung muss daher unter Einhaltung der Einberufungsmodalitäten erfolgen. Werden diese Modalitäten nicht eingehalten, können Beschlüsse nur gefasst werden, wenn sämtliche Gesellschafter anwesend oder vertreten sind.

Für die bloße Absage gelten keine besonderen Formvorschriften.

Sowohl bei der Absage als auch bei Verlegung/Verschiebung zu beachten ist, dass die Gesellschafter bestmöglich Kenntnis von der Absage/Verlegung/Verschiebung erlangen müssen. Es empfiehlt sich die Absage/Verlegung/Verschiebung über alle jene Kommunikationswege bekannt zu geben über die auch einberufen wurde.


3.3 Aufsichtsrat


3.3.1 Wie oft und in welchem Abstand müssen AR-Sitzungen abgehalten werden?


Gemäß § 30i Abs 3 GmbHG muss der AR mindestens viermal im Jahr Sitzungen abhalten die vierteljährlich stattzufinden haben. Das Gesetz sieht also nicht bloß eine Mindestsitzungsanzahl sondern auch eine Mindestsitzungsfrequenz vor, nämlich, dass zwischen AR Sitzungen jeweils ca drei Monate liegen sollen.

§ 30i Abs 3 GmbHG stellt eine Ordnungsvorschrift dar, Zwangsstrafen bei Verstößen sieht das Gesetz nicht vor. Denkbar wären Schadenersatzansprüche wegen Sorgfaltswidrigkeit der AR-Mitglieder bei mangelnder Abhaltung der Sitzungen oder vollkommen willkürlicher Terminfestsetzung, sofern der Gesellschaft dadurch ein Schaden entsteht. Eine Verschiebung/Absage der AR-Sitzung zur Verhinderung der weiteren Verbreitung von COVID-19, Verhinderung der Ansteckung der AR-Mitglieder sowie zur Einhaltung der zur Verhinderung der weiteren Verbreitung erlassenen Maßnahmen stellt uE keine Sorgfaltswidrigkeit dar. Allerdings sollten die AR-Mitglieder zumindest versuchen in Form einer qualifizierten Videokonferenz eine Sitzung abzuhalten und falls dies nicht möglich ist, formlos in einer Video- oder Telefonkonferenz eine Beratung vornehmen.


3.3.2 Müssen AR-Sitzungen physisch abgehalten werden?


Nein. Das GmbHG definiert den Begriff „Sitzung“ nicht. Ausgehend von den Vorstellungen des Gesetzgebers bei Inkraftsetzen des Gesetzes meint der Begriff Sitzung zunächst wohl eine Versammlung der AR-Mitglieder bei der sie physisch am selben Ort anwesend sind. Jedoch ist die physische Abhaltung der AR-Sitzung nicht zwingend. Eine AR-Sitzung kann wohl auch in Form einer qualifizierten Videokonferenz abgehalten werden, da diese einer Sitzung unter Anwesenden wohl gleichzuhalten ist.

Bei der qualifizierten Videokonferenz muss für alle Teilnehmer jeweils gegenseitige Sicht- und Hörbarkeit gegeben sein, die audiovisuelle Qualität muss ein authentisches Erfassen der Einzelheiten menschlicher Mimik, Gestik und Intonation ermöglichen und die Kommunikation muss vor einem Zugriff Unbefugter geschützt sein.

Sitzungen können sich in bloßen Beratungen erschöpfen oder mit Beschlussfassungen verbunden sein.

Die Entscheidung über die Art der Abhaltung der Sitzung trifft grundsätzlich der Vorsitzende.

NEU nach COVID-19-GesG: Für die Dauer von Maßnahmen, die zur Verhinderung der Verbreitung von COVID-19 nach dem COVID-19-Maßnahmengesetz getroffen werden, können AR-Sitzungen nach Maßgabe einer von der Bundesministerin für Justiz noch zu erlassenden Verordnung auch ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer durchgeführt werden. Die Verordnung liegt noch nicht vor.


3.3.3 Müssen AR Mitglieder zur Beschlussfassung physisch anwesend sein?

Nein. Beschlüsse können entweder (i) in einer Sitzung, sowohl in physischen Sitzungen als auch wohl in Sitzungen per qualifizierter Videokonferenz oder (ii) außerhalb einer Sitzung gefasst werden.

Beschlussfassung in einer Sitzung: Gemäß § 30g Abs 5 GmbHG ist der AR oder sein Ausschuss dann beschlussfähig, wenn an der Sitzung mindestens drei Mitglieder teilnehmen (sofern die Satzung nicht ein höheres Präsenzquorum vorsieht). Die übrigen AR-Mitglieder können beispielsweise über einfache (!) Telefon- oder Videokonferenz zur Sitzung hinzugeschaltet werden (werden zur Ermittlung des Präsenzquorum aber nicht berücksichtigt), sofern dies die Satzung oder der AR dies, etwa in einer von ihm erlassenen Geschäftsordnung, zulässt.

Beschlussfassung außerhalb einer Sitzung: Der AR kann Beschlüsse auch außerhalb einer Sitzung, schriftlich oder fernmündlich, fassen. Allerdings kann gemäß § 30g Abs 3 GmbHG jedes AR-Mitglied einer solchen Abstimmung widersprechen. Dann muss die Abstimmung in einer Sitzung stattfinden.

Es empfiehlt sich, fernmündlich gefasste Beschlüsse schriftlich zu bestätigen; die Aufsichtsratsmitglieder sollten außerdem (schriftlich) auf ihr Widerspruchsrecht gegen die fernmündliche Beschlussfassung verzichten.

NEU nach COVID-19-GesG: Für die Dauer von Maßnahmen, die zur Verhinderung der Verbreitung von COVID-19 nach dem COVID-19-Maßnahmengesetz getroffen werden, können AR-Sitzungen nach Maßgabe einer von der Bundesministerin für Justiz noch zu erlassenden Verordnung auch ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer durchgeführt werden. Die Verordnung liegt noch nicht vor.

 

 

Hinweis: Dieser Newsletter stellt lediglich eine generelle Information und keineswegs eine Rechtsberatung von Binder Grösswang Rechtsanwälte GmbH dar. Der Newsletter kann eine individuelle Rechtsberatung nicht ersetzen. Binder Grösswang Rechtsanwälte GmbH übernimmt keine Haftung, gleich welcher Art, für Inhalt und Richtigkeit des Newsletters.



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