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COVID-19 - FAQ zu Gesellschaftsversammlungen und Aufsichtsrats-Sitzungen

Stand: 22.05.2020

Viele Österreichische Kapitalgesellschaften befinden sich in der Planungsphase ihrer ordentlichen Gesellschafterversammlungen. Ebenso stehen vierteljährlich abzuhaltende AR-Sitzungen an. Der Gesetzgeber hat eine Reihe neuer Maßnahmen zur Verhinderung der Verbreitung des Coronavirus („COVID-19“) erlassen, die auch die Abhaltung von Gesellschafterversammlungen und AR-Sitzungen berühren. Nunmehr sind diese in der sogenannten COVID-19-Lockerungsverordnung (COVID-19-LV – BGBl II 197/2020 idF BGBl II 207/2020) konzentriert, die – in der aktuellen Fassung seit 15. Mai 2020 – diesbezüglich vorangegangene Verordnungen ersetzt. Demnach muss am Ort der beruflichen Tätigkeit zwischen Personen ein Abstand von mindestens einem Meter eingehalten werden, sofern nicht durch (andere) geeignete Schutzmaßnahmen das Infektionsrisiko minimiert werden kann. Zusammenkünfte von Organen juristischer Personen sowie Zusammenkünfte  zu beruflichen Zwecken, wenn diese zur Aufrechterhaltung der beruflichen Tätigkeit erforderlich sind, stellen Ausnahmen vom Verbot von Veranstaltungen mit mehr als 10 Personen dar.

Sowohl das Gesellschaftsrechtliche COVID-19 Gesetz als auch die COVID-19-Verordnung sollen die Abhaltung von Gesellschafterversammlungen und AR-Sitzungen durch die Zulässigkeit ihrer Abhaltung in virtueller Form erleichtern. Die nachfolgende Darstellung in Form einer Q&A Liste gibt einen Überblick über die wichtigsten mit COVID-19 verbundenen Fragen für die Abhaltung derartigen Versammlungen und Sitzungen nach Gesellschafts- und COVID-Recht.


Inhaltsverzeichnis


1. Welche neuen COVID-19 Rechtsgrundlagen müssen insbesondere beachtet werden?


1.1 COVID-19-Maßnahmengesetz

 

COVID-19-Maßnahmengesetz (BGBl I 12/2020 idF BGBl I 16/2020, BGBl I 23/2020) Enthält uA das COVID-19-Maßnahmengesetz zur Verhinderung der Verbreitung von COVID-19, wonach uA das Betreten von bestimmten Orten per Verordnung untersagt werden kann. Darüber hinaus kann geregelt werden, unter welchen Voraussetzungen oder Auflagen jene bestimmten Orte betreten werden dürfen.

Gültig: 16.03.2020 – 31.12.2020.

Sehen Sie dazu auch unseren Beitrag Das COVID-19-Maßnahmengesetz.


1.2 COVID-19-Lockerungsverordnung

 

Verordnung des Bundesministers für Soziales, Gesundheit, Pflege und Konsumentenschutz betreffend Lockerungen der Maßnahmen, die zur Bekämpfung der Verbreitung von COVID-19 ergriffen wurden (BGBl II 197/2020 idF BGBl II 207/2020) Die für diesen Beitrag maßgeblichen Bestimmungen der COVID-19-LV sind (i) das Gebot laut ihrem § 3, am Ort der beruflichen Tätigkeit zwischen Personen einen Abstand von mindestens einem Meter einzuhalten, sofern nicht durch geeignete Schutzmaßnahmen das Infektionsrisiko (gemeint wohl auf andere Art) minimiert werden kann, sowie (ii) die Z. 6 und 3 ihres § 10 Abs. 5, die für „Zusammenkünfte von Organen juristischer Personen“ und „Zusammenkünfte zu beruflichen Zwecken, wenn diese zur Aufrechterhaltung der beruflichen Tätigkeit erforderlich sind“ eine Ausnahme vom Verbot von Veranstaltungen mit mehr als 10 Personen normiert.

Sitzungen des Vorstands, der Geschäftsführung, Haupt- und Generalversammlungen unterfallen jedenfalls dem Begriff „Zusammenkünfte von Organen juristischer Personen“. Daran ändert auch nichts, dass die zusammenkommenden Personen in allen Fällen nicht selbst Organe sondern primär Organwalter bzw. Aktionäre oder Gesellschafter sind. Der Sprachgebrauch meint beim Zusammenkommen etwa eines Aufsichtsrats das Zusammenkommen seiner Mitglieder, in der Regel auch der Mitglieder des Vorstands sowie von Hilfspersonen wie Schriftführern.

Damit sind Sitzungen des Vorstands, der Geschäftsführung, Haupt- und Generalversammlungen mit allen daran üblicherweise teilnehmenden Personen (Notar, Hilfskräfte) sowohl vom Verbot von Veranstaltungen mit mehr als 10 Personen (§ 10 Abs. 1 COVID-19-LV) wie auch von den Geboten nach § 10 Abs. 4 COVID-19-LV ausgenommen, bei der Zusammenkunft (i) einen Abstand von mindestens einem Meter gegenüber Personen zu halten, die nicht im gemeinsamen Haushalt leben („Abstandsgebot“), in geschlossenen Räumen eine den Mund und Nasenbereich abdeckende mechanische Schutzvorrichtung zu tragen („Maskengebot“), sowie (iii) pro Person in geschlossenen Räumen eine Fläche von 10m2  zur Verfügung zu stellen („Flächengebot“).

Das bedeutet jedenfalls auf den ersten Blick, dass Sitzungen des Vorstands, der Geschäftsführung, Haupt- und Generalversammlungen seit 1. Mai wieder ohne jegliche Einschränkungen abgehalten werden dürfen.

Fraglich könnte allenfalls sein, ob sich Gebote wie das Abstandsgebot, das Maskengebot oder das Flächengebot für solche Zusammenkünfte aufgrund anderer Regelungen der COVID-19-LV ergeben. Dagegen spricht zunächst, dass der Verordnungsgeber die erwähnten Zusammenkünfte ausdrücklich von diesen drei Geboten ausnimmt und viel für das Argument spricht, dass diese Ausnahme anderen Bestimmungen der COVID-19-LV vorgeht, die vergleichbare Gebote aussprechen.

Zwar finden die erwähnten Zusammenkünfte nicht an öffentlichen Orten statt, da der Zutritt zu Sitzungen des Vorstands, der Geschäftsführung, Haupt- und Generalversammlungen nur einem beschränkten Personenkreis offensteht und schon aus demselben Grund finden sie eben so wenig in Kundenbereichen von Betriebsstätten statt.

Allerdings gehören derlei Zusammenkünften für die meisten ihrer Teilnehmer zu ihrer beruflichen Tätigkeit, weshalb ihr Ort wohl als Ort der beruflichen Tätigkeit im Sinn von § 3 COVID-19-LV gilt. Das könnte zur Folge haben, dass das Abstandsgebot bei Sitzungen des Vorstands, der Geschäftsführung, Haupt- und Generalversammlungen gilt, wenn ihm nicht, wie oben erwogen, die Ausnahme des § 10 Abs. 5 Z. 6 vorgeht.

Sonstige Verbote oder Einschränkungen von Betretungen bestimmter Einrichtungen (Ausbildungseinrichtungen, Gastgewerbe, Beherbergungsbetriebe, Sportstätten, und sonstiger Einrichtungen) auf Grund der COVID-19-LV sind wohl ohne Relevanz für diesen Beitrag.

Auch wenn es Wunder nimmt, dass nun etwa Publikumshauptversammlungen ohne jede Einschränkung abgehalten werden dürfen, spricht vieles für eine solche Interpretation der COVID-19-LV. Selbst wenn ein anderer Wille des Verordnungsgebers erwiesen würde, müsste dieser hinter den Wortlaut der COVUID-19-LV zurücktreten.

Gleichwohl werden jene, die solche Zusammenkünfte einberufen schon aufgrund der sie treffenden Sorgfaltspflichten gut beraten sein, zu überlegen, ob sie dabei nicht doch auf die (freiwillige) Einhaltung eines Abstands-, Masken- und/oder Flächengebots hinwirken und für ihre Umsetzung sorgen sollen.Gültig: 01./15.05.2020 – 30.06.2020

Sehen Sie dazu auch unseren Beitrag Neue Verordnungen zur Bekämpfung von COVID-19.


1.3 Virtuelle Abhaltung von gesellschaftsrechtlichen Versammlungen und deren Frequenzen sowie Fristverlängerungen - COVID-19-GesG und COVID-19-GesV

Gesellschaftsrechtliches COVID-19-Gesetz (BGBl I 16/2020 idF BGBl I 24/2020 - COVID-19-GesG)

Verordnung der Bundesministerin für Justiz zur näheren Regelung der Durchführung von gesellschaftsrechtlichen Versammlungen ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer und von Beschlussfassungen auf andere Weise (Gesellschaftsrechtliche COVID-19-Verordnung – COVID-19-GesV)

Erlass der Bundesministerin für Justiz zur COVID-19-GesV vom 8. April 2020 (Erlass COVID-19-GesV) 

Das COVID-19-GesG enthält Regelungen betreffend besondere Maßnahmen im Gesellschaftsrecht aufgrund von COVID-19. Gemäß § 1 COVID-19-GesG können Versammlungen von Gesellschaftern und Organmitgliedern von Kapitalgesellschaften und bestimmten anderen juristischen Personen auch ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer durchgeführt und Beschlüsse auch auf andere Weise gefasst werden. Nähere Regelungen zur Durchführung solcher Versammlungen und Beschlussfassungen enthält die COVID-19-GesV.

Virtuelle Abhaltung von gesellschaftsrechtlichen Versammlungen

Zweck der COVID-19-GesV ist in erster Linie das Vermeiden des physischen Zusammentreffens der Teilnehmer von Foren aller Art der von der COVID-19-GesV erfassten juristischen Personen, seien sie kraft Gesetzes, Gesellschaftsvertrages (Satzung etc.) oder Geschäftsordnung eingerichtet („Versammlungen“). Die COVID-19-GesV normiert (auch in technischer Hinsicht) die Anforderungen an Versammlungen, bei denen alle oder einzelne Teilnehmer nicht physisch anwesend sind („virtuelle Versammlungen“), dies mit dem Ziel, eine möglichst hohe Qualität der Rechtssicherheit der Willensbildung zu gewährleisten. Soweit die COVID-19-GesV nichts Anderes bestimmt, gelten für die Einberufung und die Durchführung virtueller Versammlungen dieselben (gesetzlichen oder gesellschaftsvertraglichen) Regelungen wie für sonstige Versammlungen derselben Art. Gesetzliche oder gesellschaftsvertragliche Regelungen, nach denen die Durchführung von Versammlungen ohne physische Anwesenheit von Teilnehmern oder eine sonstige Art der Beschlussfassung bereits zulässig ist, bleiben durch die COVID-19-GesV unberührt.

Zulässige technische Kommunikationsmittel zur Abhaltung virtueller Versammlungen sind (Details dazu in den jeweiligen Kapiteln unten):

  • Videokonferenz mit Zweiweg-Verbindung;
  • Videokonferenz mit Zweiweg-Verbindung und Telefonkonferenz gemischt;
  • Videokonferenz ohne Zweiweg-Verbindung für die HV einer AG;
  • Videokonferenz ohne Zweiweg-Verbindung und Telefonkonferenz gemischt für die HV einer AG; und
  • Einsatz besonderer Stimmrechtsvertreter für die HV börsenotierter AGs, nicht notierter AGs mit mehr als 50 Aktionären und AGs deren Aktien über MTF gehandelt werden.

 

Die Entscheidung, ob und mit welcher Verbindungstechnologie eine virtuelle Versammlung stattfinden soll, obliegt jenem Organ oder Organmitglied, das die betreffende Versammlung einberuft. Dabei sind sowohl die Interessen der Gesellschaft (oder anderen juristischen Person) als auch jene der Teilnehmer angemessen zu berücksichtigen. In der Einberufung einer virtuellen Versammlung ist anzugeben, welche organisatorischen (z.B. vorherige Anmeldung) und technischen (z.B. notwendige technische Ausstattung) Voraussetzungen für eine Teilnahme bestehen.

Für den technisch reibungslosen AblaufesAblauf einer virtuellen Versammlung ist die Gesellschaft bzw. das einberufende Organ oder Organmitglied grundsätzlich nur hinsichtlich ihrer eigenen „technischetechnischen Sphäre“ verantwortlich.  Das betrifft nicht nur mögliche Schadenersatzansprüche gegen die Gesellschaft, sondern auch das gültige Zustandekommen von Beschlüssen (vgl. schon § 102 Abs. 5 AktG). Ob die Gesellschaft bei Auftreten von technischen Problemen ein Verschulden trifft, ist anhand der Sorgfaltspflichten des die virtuelle Versammlung einzuberufenden Organs bzw. Organmitglieds zu beurteilen. Wird etwa eine virtuelle Aufsichtsratssitzung durch den Aufsichtsratsvorsitzenden einberufen, hat dieser für die Organisation einer funktionierenden Fernteilnahme  aller Sitzungsteilnehmer zu sorgen. Dies kann beispielsweise die Auswahl der eingesetzten Meeting-Software sowie die Rücksichtnahme auf die technische Affinität einzelner Sitzungsmitglieder betreffen. Für eine stabile Internet- oder Telefonverbindung zur Gesellschaft ist hingegen jeder Sitzungsteilnehmer selbst verantwortlich. Je kleiner der Teilnehmerkreis an einer virtuellen Versammlung ist, desto eher wird die Gesellschaft ihr ersichtliche Verbindungsprobleme auch bloß einzelner Teilnehmer zum Anlass nehmen müssen, die virtuelle Versammlung zu unterbrechen, um diesen Teilnehmern einen neuerlichen Verbindungsaufbau zu ermöglichen.

Gültig: 22.03.2020 – 31.12.2020

Sonstiges

Das COVID-19-GesG beinhaltet darüber hinaus Regelungen betreffend die Nichteinhaltung der Mindestsitzungsfrequenz des AR (eine solche Nichteinhaltung ist im Zeitraum bis 30. April 2020 kein Gesetzesverstoß), Fristverlängerungen (auch) zur Abhaltung von ordentlichen Gesellschafterversammlungen, Fristverlängerungen zur Aufstellung und Einreichung des Jahresabschluss sowie digitale Beglaubigungen und die digitale Errichtung von Urkunden durch Notare.


2. AG


2.1 Hauptversammlung


2.1.1 Wann muss die ordentliche HV stattfinden?

Aktienrecht bis COVID-19-GesG und COVID-19-GesV:

Gemäß § 104 Abs. 1 AktG hat die ordentliche HV in den ersten acht Monaten des Geschäftsjahres stattzufinden. Entspricht das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, ist die ordentliche HV also bis Ende August abzuhalten.

NEU nach COVID-19-GesG und COVID-19-GesV:

Abweichend von § 104 Abs. 1 AktG muss im Jahr 2020 die ordentliche HV innerhalb der ersten zwölf (statt acht) Monate des Geschäftsjahres der Gesellschaft stattfinden. Entspricht das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, ist die ordentliche HV bis Ende Dezember (statt bis Ende August) 2020 abzuhalten.


2.1.2 Wo muss die HV stattfinden?

Aktienrecht bis COVID-19-GesG, COVID-19-GesV und COVID-19-LV:

Für jede HV ist ein Ort zu bestimmen, an dem sich Aktionäre einfinden können, um dort ihr Teilnahmerecht persönlich ausüben zu können oder durch einen Vertreter ausüben zu lassen. Gemäß § 102 Abs. 2 AktG muss die HV an einem Ort im Inland stattfinden, den die Satzung bestimmt. Wenn die Satzung nichts anderes bestimmt, findet die HV am Sitz der Gesellschaft statt oder am Sitz einer inländischen Börse, an der die Aktien der Gesellschaft notieren.

NEU nach COVID-19-GesG, COVID-19-GesV und COVID-19-LV:

Wie unter 1.2 ausgeführt, sind seit 1. Mai 2020 Zusammenkünfte von Organen juristischer Personen  grundsätzlich ohne Einschränkung gestattet.


2.1.3 Kann auf eine physische HV verzichtet werden? Weitere Möglichkeiten der Abhaltung von Versammlungen nach COVID-19-GesV?

Aktienrecht bis COVID-19-GesG und COVID-19-GesV:

Nein. Jeder Aktionär hat das unentziehbare Recht, seine Rechte persönlich in der HV auszuüben. Dieses Recht kann nicht ausgeschlossen oder beschränkt werden, auch nicht durch die Satzung. Gemäß § 102 Abs. 3 AktG kann die Satzung vorsehen oder den Vorstand ermächtigen vorzusehen, dass die Aktionäre an der HV im Weg elektronischer Kommunikation teilnehmen und auf diese Weise einzelne oder alle Rechte ausüben können. Den Aktionären können insbesondere eine oder mehrere der nachstehend angeführten Formen der elektronischen Teilnahme angeboten werden: Satellitenversammlung (Z 1), Fernteilnahme (Z 2) und Fernabstimmung (Z 3). Die Satzung kann gemäß § 103 Abs. 6 AktG auch vorsehen, dass die Aktionäre durch Abstimmung per Brief an der HV teilnehmen.

Wenn die Gesellschaft und die Aktionäre die Möglichkeiten zur nicht physischen Teilnahme weitestgehend ausschöpfen, wäre theoretisch denkbar, dass am Ort der HV nur der Versammlungsleiter und der Notar anwesend sind. In der Praxis machen jedoch kaum Gesellschaften von diesen Möglichkeiten Gebrauch.

NEU nach COVID-19-GesG und COVID-19-GesV:

Bis zum 31.12.2020 können HVs auch als virtuelle Versammlungen nach den Regelungen der COVID-19-GesV durchgeführt werden. Zulässige technische Kommunikationsmittel sind:

  • Videokonferenz mit Zweiweg-Verbindung (§ 2 Abs. 1 COVID-19-GesV): Zulässig ist die Durchführung einer virtuellen Versammlung mittels Videokonferenz in Form einer akustischen und optischen Zweiweg-Verbindung mit Übertragung in Echtzeit. Dabei muss es jedem Teilnehmer von jedem Ort möglich sein, sich zu Wort zu melden und an Abstimmungen teilzunehmen.
  • Videokonferenz mit Zweiweg-Verbindung und Telefonkonferenz gemischt (§ 2 Abs. 2 COVID-19-GesV): Maximal die Hälfte der Teilnehmer können lediglich akustisch (über Telefon ohne Video) mit der virtuellen Versammlung verbunden sein, sofern sie nicht über die technischen Mittel für eine akustische und optische Verbindung mit der virtuellen Versammlung verfügen oder diese Mittel nicht verwenden können oder wollen. Nach dem Erlass zur COVID-19-GesV gelten auch dieserart bloß akustisch Zugeschaltene in jeder Hinsicht als Teilnehmer und sind z.B. auch bei der Feststellung eines allfälligen Präsenzquorums mitzuzählen.
  • Videokonferenz ohne Zweiweg-Verbindung (§ 3 Abs. 1 COVID-19-GesV): Für die Abhaltung einer HV bei der AG reicht (aufgrund des üblicherweise größeren Personenkreises) aus, wenn eine Teilnahmemöglichkeit an der Versammlung von jedem Ort aus mittels akustischer und optischer Verbindung in Echtzeit besteht, wobei die Aktionäre dem Verlauf der Versammlung nur folgen, sich aber nicht unmittelbar zu Wort melden oder abstimmen können. Diese Teilnahmemöglichkeiten müssen ihnen aber auf andere Weise eingeräumt werden. Nach dem Erlass zur COVID-19-GesV könnten etwa das Auskunfts- und das Antragsrecht bei der AG (vgl. §§ 118 und 119 AktG) in der Form ausübbar sein, dass die Aktionäre ihre schriftlichen Fragen bzw. Anträge in einem bestimmten Zeitfenster während der Versammlung elektronisch an die Gesellschaft übermitteln, die sie dann durch den Vorsitzenden verlesen lässt. Bei Abstimmungen kann auch eine spezielle Abstimmungssoftware zum Einsatz kommen. Aktionäre, die ihre Rechte auf diese Weise ausüben können, sind jedenfalls Teilnehmer im aktienrechtlichen Sinn und daher ins Teilnehmerverzeichnis aufzunehmen. Wesentlich ist in diesem Zusammenhang, dass die Aktionäre die Möglichkeit haben müssen, auf Entwicklungen in der Versammlung zu reagieren (z.B. durch alternative Beschlussanträge oder zusätzliche Fragen). Auch hier ist zulässig, wenn einzelne Aktionäre, höchstens jedoch die Hälfte der Teilnehmer, die Versammlung nur akustisch mitverfolgen können, sofern sie nicht über die technischen Mittel für eine akustische und optische Verbindung mit der virtuellen Versammlung verfügen oder diese Mittel nicht verwenden können oder wollen. Die aktienrechtlichen Regelungen betreffend die Fernteilnahme (§ 102 Abs. 3 Z 2 AktG) und die Fernabstimmung (§ 102 Abs. 3 Z 3 AktG) sind ergänzend sinngemäß anzuwenden.
  • Zusätzliche Übertragung der Hauptversammlung und/oder Abstimmung per Brief (§ 3 Abs. 2 COVID-19-GesV):

Zusätzlich zur virtuellen Durchführung der HV (siehe § 3 Abs. 1 COVID-19-GesV oben) kann die HV für die nicht anwesenden Aktionäre akustisch und ebenfalls auch optisch in Echtzeit übertragen werden (§ 102 Abs. 4 AktG) und/oder die Abstimmung per Brief erfolgen (§127 AktG), beides auch wenn dies nicht in der Satzung vorgesehen ist.

  • Sonderbestimmungen für gemäß § 102 Abs. 4 AktG übertragene HVs börsenotierter AGs, AGs, deren Aktien über MTF gehandelt werden und (nicht notierter) AGs mit mehr als 50 Aktionären (§ 3 Abs. 4 COVID-19-GesV):
     

Im Fall der Übertragung der virtuellen HV einer solchen AG (siehe § 3 Abs. 2 COVID-19_-GesV oben) kann abweichend von § 3 Abs. 1 COVID-19-GesV vorgesehen werden, dass die Stellung eines Beschlussantrags, die Stimmabgabe und die Erhebung eines Widerspruchs in der virtuellen HV nur durch einen besonderen Stimmrechtsvertreter erfolgen kann. Diese Personen können von den Aktionären ausnahmsweise nicht frei gewählt werden. Um den Aktionären dennoch eine Auswahl zu ermöglichen, ist die AG verpflichtet, zumindest vier geeignete und von ihr unabhängige Personen als besondere Stimmrechtsvertreter vorzuschlagen, von denen zumindest zwei berufsmäßige Parteienvertreter – also Rechtsanwälte oder Notare – sein müssen. Die Kosten solcher Stimmrechtsvertreter trägt die Gesellschaft. Nur solche Aktionäre können an der HV teilnehmen, Fragen an die Gesellschaft stellen etc., die zuvor einen solchen Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt haben.

Weiter sind organisatorische Vorkehrungen dafür zu treffen, dass die Aktionäre Ihre Weisungen an die Stimmrechtsvertreter auch während der HV bis zu einem bestimmten Zeitpunkt noch abändern können. Das Auskunftsrecht gemäß § 118 AktG muss auch bei dieser Art der virtuellen Durchführung von den Aktionären selbst ausgeübt werden können, etwa dadurch, dass Fragen während der HV vom Aktionär direkt an die AG oder an den besonderen Stimmrechtsvertreter übermittelt werden können. Die Gesellschaft muss dafür zumindest einen elektronischen Kommunikationsweg eröffnen.

Bekanntgabe von Informationen über die virtuelle Durchführung (§§ 3 Abs. 3 und 5 Abs. 2 COVID-19-GesV):

Wenn die genaueren Informationen über die virtuelle Durchführung der HV (§ 2 Abs. 4 COVID-19-GesV) in der Einberufung noch nicht enthalten sind, ist es ausreichend wenn diese Informationen ab dem 21. Tag vor der HV bereitgestellt werden und dies in der Einberufung angekündigt wird. Hat eine AG die Einberufung ihrer HV bereits vor der Kundmachung der COVID-19-GesV veröffentlicht (d.h. vor dem 08.04.2020), so reicht aus, dass diese Informationen ab dem 14. Tag vor der HV gemäß § 103 Abs. 3 bis 5 AktG bereitgestellt werden.

Wenn die Gesellschaft und die Aktionäre die Möglichkeiten zur nicht physischen Teilnahme weitestgehend ausschöpfen, wäre theoretisch denkbar, dass am Ort der HV nur der Versammlungsleiter und der Notar anwesend sind. In der Praxis machen jedoch kaum Gesellschaften von diesen Möglichkeiten Gebrauch.

NEU:

Bis zum 31.12.2020 können HVs nach Maßgabe der COVID-19-GesV ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer durchgeführt werden. Dies gilt auch für den Fall, dass die Satzung derlei nicht ausdrücklich vorsieht. Ebenso können Beschlüsse durch den  Einsatz spezieller Abstimmungssoftware oder Abstimmung per Brief gefasst werden. Neu ist, dass auch das notarielle Protokoll digital errichtet werden kann.

Zu den Verantwortungen siehe oben vorletzter Absatz in Punkt 1.3.


2.1.4 Können HVs aufgeteilt auf unterschiedliche Räume stattfinden?

Aktienrecht bis COVID-19-GesG, COVID-19-GesV und COVID-19-LV:

Ja. Eine durch die Satzung zu regelnde Teilnahme durch elektronische Kommunikation liegt nicht vor (insbesondere auch keine Satellitenversammlung nach § 102 Abs. 3 Z 1 AktG), wenn alle Räumlichkeiten, in denen die HV stattfindet, unter derselben Anschrift erreichbar sind und diese in der Einberufung als „Ort der HV“ iSv § 106 Z 1 AktG bezeichnet wurde. Die Aufteilung der HV auf mehrere Räume ist grundsätzlich zulässig wenn:

  • alle Räumlichkeiten, in denen die HV stattfindet, unter derselben Anschrift erreichbar sind, die in der Einberufung als „Ort der HV“ bezeichnet wird;
  • eine optische und akustische Zweiweg-Verbindung die Räume in Echtzeit verbindet, sodass die Ausübung sämtlicher Aktionärsrechte (insbesondere Informations-, Antrags-, Rede- und Stimmrecht) gewahrt ist und
  • die HV-Bereiche, die den Versammlungsbereich in ihrer Gesamtheit bilden, genau gekennzeichnet und definiert sind.
     
NEU nach COVID-19-GesG, COVID-19-GesV und COVID-19-LV:

Wie unter 1.2 ausgeführt, sind seit 1. Mai 2020 Zusammenkünfte von Organen juristischer Personen  grundsätzlich ohne Einschränkung gestattet.


2.1.5 Kann eine HV abgesagt / verschoben werden?

Ja. Mehrere HVs börsenotierter Unternehmen wurden bereits abgesagt. Zur Absage/Verschiebung der HV berufen ist derjenige, der sie einberufen hat, bei der AG also in der Regel der Vorstand. Die Absage/Verschiebung darf nicht willkürlich erfolgen sondern nur wegen eines triftigen Grundes, widrigenfalls eine Absage/Verschiebung gegen Sorgfaltspflichten des Verwaltungsorgans verstößt. Eine willkürliche Absage/Verschiebung verstößt gegen die Sorgfaltspflichten des Verwaltungsorgans (§ 84 AktG) und könnte Schadenersatzansprüche begründen. Eine Verschiebung/Absage der HV zur Verhinderung der weiteren Verbreitung von COVID-19, der Ansteckung der Aktionäre und Verwaltungsorgane sowie zur Einhaltung der zur Verhinderung der weiteren Verbreitung erlassenen Maßnahmen stellt uE einen solchen triftigen Grund dar.

Die Verlegung der HV an einen anderen Ort oder die Verschiebung auf einen neuen Termin ist einerseits als Absage der ursprünglichen HV und andererseits als Einberufung einer neuen HV zu qualifizieren. Die Absage/Verlegung/Verschiebung muss daher in der vorgeschriebenen Form und unter Wahrung der Einberufungsfrist bekannt gemacht werden. Bei Abhaltung einer Vollversammlung gemäß § 105 Abs 5 AktG können diese Formvorschriften bei der nicht börsenotierten AG entfallen, sofern kein Aktionär einer Beschlussfassung widerspricht.

Für die bloße Absage gelten keine besonderen Formvorschriften.

Sowohl bei Absage als auch bei Verlegung/Verschiebung ist zu beachten, dass die Aktionäre bestmöglich Kenntnis von der Absage/Verlegung/Verschiebung erlangen müssen. Es empfiehlt sich, die Absage/Verlegung/Verschiebung über alle jene Kommunikationswege bekannt zu geben, über die auch einberufen wurde. Bei besonders kurzfristigen Absagen ist uU auch eine Ad-hoc-Meldung zu überlegen.


2.2 Aufsichtsrat


2.2.1 Wie oft und in welchem Abstand müssen AR-Sitzungen abgehalten werden?

Aktienrecht bis COVID-19-GesG und COVID-19-GesV:

Gemäß § 94 Abs. 3 AktG muss der AR mindestens viermal im Jahr Sitzungen abhalten, die vierteljährlich stattzufinden haben. Das Gesetz sieht also nicht bloß eine Mindestsitzungsanzahl sondern auch eine Mindestsitzungsfrequenz vor, nämlich, dass zwischen AR Sitzungen jeweils ca. drei Monate liegen sollen.

§ 94 Abs. 3 AktG stellt eine Ordnungsvorschrift dar, Zwangsstrafen bei Verstößen sieht das Gesetz nicht vor. Denkbar wären Schadenersatzansprüche wegen Sorgfaltswidrigkeit des Vorsitzenden des AR oder anderer AR-Mitglieder, sofern der Gesellschaft wegen mangelnder Abhaltung von Sitzungen oder vollkommen willkürlicher Terminfestsetzung, Schaden entsteht. Eine Verschiebung/Absage der AR-Sitzung zur Verhinderung der weiteren Verbreitung von COVID-19, der Ansteckung der AR-Mitglieder sowie zur Einhaltung der zur Verhinderung der weiteren Verbreitung erlassenen Maßnahmen stellt uE keine Sorgfaltswidrigkeit dar. Allerdings sollten die AR-Mitglieder zumindest versuchen, eine Sitzung in Form der qualifizierten Videokonferenz und falls dies nicht möglich ist, eine Beratung in Form einer einfachen Video- oder Telefonkonferenz abzuhalten

NEU nach COVID-19-GesG und COVID-19-GesV:

Wenn aufgrund von COVID-19 die Durchführung von AR-Sitzungen bis zum 30.04.2020 nicht möglich ist, stellt dies keine Verletzung von § 94 Abs 3 AktG dar.


2.2.2 Müssen AR-Sitzungen physisch abgehalten werden? Weitere Möglichkeiten der Abhaltung von Versammlungen nach COVID-19-GesV?

Aktienrecht bis COVID-19-GesG und COVID-19-GesV:

Nein. Das AktG definiert den Begriff „Sitzung“ nicht. Ausgehend von den Vorstellungen des Gesetzgebers beim Erlass dieses Gesetzes meint der Begriff Sitzung zunächst wohl eine Versammlung der AR-Mitglieder bei der sie physisch am selben Ort anwesend sind. Jedoch ist die physische Abhaltung der AR-Sitzung wohl nicht zwingend. Eine AR-Sitzung kann wohl auch in Form einer qualifizierten Videokonferenz abgehalten werden, da diese einer Sitzung unter Anwesenden wohl gleichzuhalten ist.

Bei der qualifizierten Videokonferenz muss für alle Teilnehmer jeweils gegenseitige Sicht- und Hörbarkeit gegeben sein, die audiovisuelle Qualität muss ein authentisches Erfassen der Einzelheiten menschlicher Mimik, Gestik und Intonation ermöglichen und die Kommunikation muss vor dem Zugriff Unbefugter geschützt sein.

Angemerkt sei, dass eine Sitzung des AR einer AG auch rechtskonform abgehalten wird, wenn das Präsenzquorum durch physische Anwesenheit oder qualifizierte Videokonferenz oder eine Kombination dieser beiden Arten von Präsenz erreicht ist. Weitere Mitglieder des Aufsichtsrates können durchaus auch bloß per Telefon zugeschaltet werden.

Sitzungen können sich in bloßen Beratungen erschöpfen oder mit Beschlussfassungen verbunden sein.

Die Entscheidung über die Art der Abhaltung der Sitzung trifft grundsätzlich der Vorsitzende.

NEU nach COVID-19-GesG und COVID-19-GesV:

Bis zum 31.12.2020 können AR-Sitzungen auch als virtuelle Versammlungen nach den Regelungen der COVID-19-GesV durchgeführt werden. Zulässige technische Kommunikationsmittel sind:

  • Videokonferenz mit Zweiweg-Verbindung (§ 2 Abs. 1 COVID-19-GesV): Zulässig ist die Durchführung einer virtuellen Versammlung mittels Videokonferenz in Form einer akustischen und optischen Zweiweg-Verbindung mit Übertragung in Echtzeit. Dabei muss es jedem Teilnehmer von jedem Ort aus möglich sein, sich zu Wort zu melden und an Abstimmungen teilzunehmen.
  • Videokonferenz mit Zweiweg-Verbindung und Telefonkonferenz gemischt (§ 2 Abs. 2 COVID-19-GesV): Maximal die Hälfte der Teilnehmer können lediglich akustisch (über Telefon ohne Video) mit der virtuellen Versammlung verbunden sein, sofern sie nicht über die technischen Mittel für eine akustische und optische Verbindung mit der virtuellen Versammlung verfügen oder diese Mittel nicht verwenden können oder wollen. Auch dieserart bloß akustisch Zugeschaltene gelten in jeder Hinsicht als Teilnehmer, weshalb sie z.B. auch bei der Feststellung eines allfälligen Präsenzquorums mitzuzählen sind.
     

Zu den Verantwortungen siehe oben vorletzter Absatz in Punkt 1.3.


2.2.3 Müssen AR Mitglieder zur Beschlussfassung physisch anwesend sein?

Aktienrecht bis COVID-19-GesG, COVID-19-GesV und COVID-19-LV:

Nein. Beschlüsse können entweder (i) in physischen Sitzungen als auch wohl in Sitzungen per qualifizierter Videokonferenz oder (ii) außerhalb von Sitzungen gefasst werden.

Beschlussfassung in einer Sitzung: Gemäß § 92 Abs. 5 AktG ist der AR oder sein Ausschuss dann beschlussfähig, wenn an der Sitzung mindestens drei Mitglieder physisch oder per qualifizierter Videokonferenz oder einer Kombination dieser beiden Formen der Präsenz teilnehmen (sofern die Satzung nicht ein höheres Präsenzquorum vorsieht). Die übrigen AR-Mitglieder können beispielsweise über einfache Telefon- oder Videokonferenz zur Sitzung hinzugeschaltet werden (werden zur Ermittlung des Präsenzquorums aber nicht berücksichtigt), sofern dies die Satzung oder der AR, etwa in einer von ihm erlassenen Geschäftsordnung, zulässt.

Beschlussfassung außerhalb einer Sitzung: Der AR kann Beschlüsse auch außerhalb einer Sitzung, schriftlich oder fernmündlich, fassen. Allerdings kann gemäß § 92 Abs. 3 AktG jedes AR-Mitglied einer solchen Abstimmung widersprechen. Dann muss die Abstimmung in einer Sitzung stattfinden.

Es empfiehlt sich, fernmündlich gefasste Beschlüsse schriftlich zu bestätigen; die Aufsichtsratsmitglieder sollten außerdem (schriftlich) auf ihr Widerspruchsrecht gegen die fernmündliche Beschlussfassung verzichten.

NEU nach COVID-19-GesG, COVID-19-GesV und COVID-19-LV:

Bis zum 31.12.2020 können Beschlüsse auch in virtuellen Versammlungen gefasst werden (siehe 2.2.2. oben). § 1 Abs. 4 COVID-19-GesV stellt klar, dass es durch ihre Neuerungen zu keinerlei Einschränkungen von bereits bisher bestehenden Möglichkeiten kommt, Beschlüsse anders als in physischen Sitzungen zu fassen.

Wie unter 1.2 ausgeführt, sind seit 1. Mai 2020 Zusammenkünfte von Organen juristischer Personen grundsätzlich ohne Einschränkung gestattet.


3. GmbH


3.1 Generalversammlung


3.1.1 Wann muss die ordentliche GV stattfinden?

GmbH-Recht bis COVID-19-GesG und COVID-19-GesV:

Gemäß § 35 Abs. 1 Z 1 GmbHG hat die ordentliche GV in den ersten acht Monaten des Geschäftsjahres stattzufinden. Entspricht das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, ist die ordentliche GV bis Ende August abzuhalten.

NEU nach COVID-19-GesG und COVID-19-GesV:

Abweichend von § 35 Abs. 1 Z 1 GmbHG muss im Jahr 2020 in einer GmbH die Beschlussfassung über die dort genannten Gegenstände innerhalb der ersten zwölf (statt acht) Monate des Geschäftsjahres der betreffenden Gesellschaft stattfinden; entspricht das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, also bis Ende Dezember (statt bis Ende August) 2020.


3.1.2 Wo muss die GV stattfinden?

GmbH-Recht bis COVID-19-GesG, COVID-19-GesV und COVID-19-LV:

Gemäß § 36 Abs 1 GmbHG findet die GV am Sitz der Gesellschaft statt, sofern der Gesellschaftsvertrag nichts anderes bestimmt. Die Gesellschafter können nach hA einvernehmlich jedenfalls an jedem Ort im Inland zusammenkommen.

NEU nach COVID-19-GesG , COVID-19-GesV und COVID-19-LV:

Wie unter 1.2 ausgeführt, sind seit 1. Mai 2020 Zusammenkünfte von Organen juristischer Personen  grundsätzlich ohne Einschränkung gestattet.


3.1.3 Kann auf eine physische GV verzichtet werden? Weitere Möglichkeiten der Abhaltung von Versammlungen nach COVID-19-GesV?

GmbH-Recht bis COVID-19-GesG, COVID-19-GesV und COVID-19-LV:

Ja. Die Abhaltung einer virtuellen GV per qualifizierter Videokonferenz, ist wohl zulässig, wenn alle Gesellschafter dem zustimmen (im Detail ist das in der Lehre strittig, die besseren Gründe sprechen uE aber dafür).

Angemerkt sei, dass die Gesellschafterversammlung einer GmbH auch rechtskonform abgehalten wird, wenn das Präsenzquorum durch physische Anwesenheit oder – wird der oben vertretenen Ansicht gefolgt – qualifizierte Videokonferenz oder eine Kombination dieser beiden Arten von Präsenz erreicht ist. Weitere Gesellschafter oder deren Vertreter können durchaus auch bloß per Telefon zugeschaltet werden.

Erfordert die Beschlussfassung die Beiziehung eines Notars, kann die GV nicht virtuell abgehalten werden. Sie kann dann beispielsweise auf Basis von dem Notar eingeräumten Stimmrechtsvollmachten erfolgen.

NEU nach COVID-19-GesG und COVID-19-GesV:

Bis zum 31.12.2020 können GVs auch als virtuelle Versammlungen nach den Regelungen der COVID-19-GesV durchgeführt werden. Dies umfasst auch GVs, die die Beiziehung eines Notars erfordern. Zulässige technische Kommunikationsmittel sind:

  • Videokonferenz mit Zweiweg-Verbindung (§ 2 Abs. 1 COVID-19-GesV): Zulässig ist die Durchführung einer virtuellen Versammlung mittels Videokonferenz in Form einer akustischen und optischen Zweiweg-Verbindung mit Übertragung in Echtzeit. Dabei muss es jedem Teilnehmer von jedem Ort möglich sein, sich zu Wort zu melden und an Abstimmungen teilzunehmen.
  • Videokonferenz mit Zweiweg-Verbindung und Telefonkonferenz gemischt (§ 2 Abs. 2 COVID-19-GesV): Maximal die Hälfte der Teilnehmer können lediglich akustisch (über Telefon ohne Video) mit der virtuellen Versammlung verbunden sein, sofern sie nicht über die technischen Mittel für eine akustische und optische Verbindung mit der virtuellen Versammlung verfügen oder diese Mittel nicht verwenden können oder wollen. Auch dieserart bloß akustisch Zugeschaltene gelten in jeder Hinsicht als Teilnehmer, weshalb sie z.B. auch bei der Feststellung eines allfälligen Präsenzquorums mitzuzählen sind.
  • Zu den Verantwortungen siehe oben vorletzter Absatz in Punkt 1.3.

3.1.4 Müssen GmbH-Gesellschafter zur Beschlussfassung physisch anwesend sein?

GmbH-Recht bis COVID-19-GesG und COVID-19-GesV:

Nein. Beschlüsse können entweder (i) in physischen Sitzungen als auch wohl in Sitzungen per qualifizierter Videokonferenz (strittig – siehe oben 3.1.3.) oder (ii) außerhalb von Sitzungen schriftlich gemäß § 34 GmbHG gefasst werden, vorausgesetzt alle Gesellschafter stimmen der schriftlichen Beschlussfassung zu. Bei der Abstimmung im schriftlichen Weg wird die nach dem Gesetz oder dem Gesellschaftsvertrag zu einer Beschlussfassung in der GV erforderliche Mehrheit nicht nach der Zahl der abgegebenen Stimmen sondern nach der Gesamtzahl der allen Gesellschaftern zustehenden Stimmen berechnet (dieses erhöhte Mehrheitserfordernis gilt wohl nicht für virtuelle GVs, die – sofern zulässig – physisch abgehaltenen GVs gleichkommen). Das Fassen von Beschlüssen per Telefon- oder Videokonferenzen ist wohl zulässig, wenn alle Gesellschafter diesem Verfahren zustimmen. Dies setzt voraus, dass die Beschlussfassung nicht zwingend die Teilnahme eines Notars erfordert (was beispielsweise bei Änderungen des Gesellschaftsvertrages der Fall ist). Wird die GV nicht physisch abgehalten, empfiehlt sich (i) die Anfertigung eines Protokolls, aus dem hervorgeht, dass sämtliche Gesellschafter mit ihrer Abhaltung und der Beschlussfassung im virtuellen Weg einverstanden sind und auf eine Anfechtung der gefassten Beschlüsse verzichten und (ii) die Fassung eines schriftlichen Beschlusses, insbesondere über jene Beschlussgegenstände, die beim Firmenbuch offen zu legen sind (beispielsweise die Feststellung des Jahresabschlusses und Verwendung des Bilanzgewinns).

NEU nach COVID-19-GesG und COVID-19-GesV:

Bis zum 31.12.2020 können Beschlüsse auch in virtuellen Versammlungen gefasst werden (siehe 2.2.2. und 3.1.3. oben). § 1 Abs. 4 COVID-19-GesV stellt klar, dass es durch ihre Neuerungen zu keinerlei Einschränkungen von bereits bisher bestehenden Möglichkeiten kommt, Beschlüsse anders als in physischen Sitzungen zu fassen. Bei der Durchführung einer virtuellen GV besteht kein Erfordernis einer Zustimmung sämtlicher Gesellschafter zur Abstimmung im schriftlichen Wege bzw. kann kein einzelner Gesellschafter Widerspruch gegen eine solche Abstimmung erheben.


3.1.5 Kann eine GV abgesagt / verschoben werden?

Ja. Zur Absage/Verschiebung der GV berufen ist derjenige, der sie einberufen hat, bei der GmbH also in der Regel der oder die Geschäftsführer. Die Absage/Verschiebung darf nicht willkürlich erfolgen, sondern nur wegen eines triftigen Grundes, widrigenfalls eine Absage/Verschiebung gegen Sorgfaltspflichten des Geschäftsführers verstößt. Eine willkürliche Absage/Verschiebung verstößt gegen die Sorgfaltspflichten des Geschäftsführers (§ 25 GmbHG) und könnte Schadenersatzansprüche begründen. Eine Verschiebung/Absage der GV zur Verhinderung der weiteren Verbreitung von COVID-19, der Ansteckung der Gesellschafter und Verwaltungsorgane sowie zur Einhaltung der zur Verhinderung der weiteren Verbreitung erlassenen Maßnahmen stellt uE einen solchen triftigen Grund dar.

Die Verlegung der GV an einen anderen Ort oder die Verschiebung auf einen neuen Termin kann nur als Absage der ursprünglichen GV und Einberufung einer neuen GV durchgeführt werden. Die Absage/Verlegung/Verschiebung muss daher unter Einhaltung der Einberufungsmodalitäten erfolgen. Werden diese Modalitäten nicht eingehalten, können Beschlüsse nur gefasst werden, wenn sämtliche Gesellschafter anwesend oder vertreten sind.

Für die bloße Absage gelten keine besonderen Formvorschriften.

Sowohl bei der Absage als auch bei Verlegung/Verschiebung ist zu beachten, dass die Gesellschafter bestmöglich Kenntnis von der Absage/Verlegung/Verschiebung erlangen müssen. Es empfiehlt sich die Absage/Verlegung/Verschiebung über alle jene Kommunikationswege bekannt zu geben über die auch einberufen wurde.


3.2 Wann muss die ordentliche GV stattfinden?

Gemäß § 35 Abs 1 Z 1 GmbHG hat die ordentliche GV in den ersten acht Monaten des Geschäftsjahres stattzufinden. Entspricht das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, ist die ordentliche GV bis Ende August abzuhalten.

NEU: Abweichend von § 35 Abs 1 Z 1 GmbHG muss im Jahr 2020 in einer GmbH die Beschlussfassung über die dort genannten Gegenstände innerhalb der ersten zwölf Monate des Geschäftsjahres der betreffenden Gesellschaft stattfinden; entspricht das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, also bis Ende Dezember 2020.


3.2.1 Wo muss die GV stattfinden?

Gemäß § 36 Abs 1 GmbHG findet die GV am Sitz der Gesellschaft statt, sofern der Gesellschaftsvertrag nichts anderes bestimmt. Die Gesellschafter können nach hA einvernehmlich jedenfalls an jedem Ort im Inland zusammenkommen.

NEU: Wie unter 1.2. ausgeführt, sind seit 1. Mai 2020 Zusammenkünfte von Organen juristischer Personen  grundsätzlich ohne Einschränkung gestattet.


3.2.2 Kann auf eine physische GV verzichtet werden?

Ja. Die Abhaltung einer virtuellen GV, beispielsweise per Videokonferenz, ist wohl zulässig, wenn alle Gesellschafter dem zustimmen (im Detail ist das in der Lehre strittig, die besseren Gründe sprechen uE aber dafür).

In der GmbH können Beschlüsse auch schriftlich gemäß § 34 GmbHG gefasst werden, vorausgesetzt alle Gesellschafter stimmen der schriftlichen Beschlussfassung zu. Bei der Abstimmung im schriftlichen Weg wird die nach dem Gesetz oder dem Gesellschaftsvertrag zu einer Beschlussfassung in der GV erforderliche Mehrheit nicht nach der Zahl der abgegebenen Stimmen sondern nach der Gesamtzahl der allen Gesellschaftern zustehenden Stimmen berechnet (dieses erhöhte Mehrheitserfordernis gilt wohl nicht für virtuelle GVs, die physisch abgehaltenen GVs gleichkommen). Das Fassen von Beschlüssen per Telefon- oder Videokonferenzen ist wohl zulässig, wenn alle Gesellschafter diesem Verfahren zustimmen. Dies setzt voraus, dass die Beschlussfassung nicht zwingend die Teilnahme eines Notars erfordert (was beispielsweise bei Änderungen des Gesellschaftsvertrages der Fall ist). Wird die GV nicht physisch abgehalten, empfiehlt sich (i) die Anfertigung eines Protokolls, aus dem hervorgeht, dass sämtliche Gesellschafter mit ihrer Abhaltung und der Beschlussfassung im virtuellen Weg einverstanden sind und auf eine Anfechtung der gefassten Beschlüsse verzichten und (ii) die Fassung eines schriftlichen Beschlusses, insbesondere über jene Beschlussgegenstände, die beim Firmenbuch offen zu legen sind (beispielsweise die Feststellung des Jahresabschlusses und Verwendung des Bilanzgewinns).

Erfordert die Beschlussfassung die Beiziehung eines Notars, kann die GV nicht virtuell abgehalten werden. Sie kann dann beispielsweise auf Basis von dem Notar eingeräumten Stimmrechtsvollmachten erfolgen.

NEU: Bis zum 31.12.2020 können GVs nach Maßgabe einer der COVID-19-GesV ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer durchgeführt werden. Ebenso können Beschlüsse im Rahmen einer virtuellen GV gefasst werden. Bei der Durchführung einer virtuellen GV besteht kein Erfordernis einer Zustimmung sämtlicher Gesellschafter zur Abstimmung im schriftlichen Wege bzw. kann kein einzelner Gesellschafter Widerspruch gegen eine solche Abstimmung erheben. Das COVID-19-GesG stellt klar, dass die Abhaltung virtueller GVs auch bei der GmbH möglich ist (anders als das AktG sieht das GmbHG keine ausdrückliche Regelung zur Abhaltung virtueller GVs vor).

Zu den Verantwortungen siehe oben vorletzter Absatz in Punkt 1.3.


3.2.3 Kann eine GV abgesagt / verschoben werden?

Ja. Zur Absage/Verschiebung der GV berufen ist derjenige, der sie einberufen hat, bei der GmbH also in der Regel der oder die Geschäftsführer. Die Absage/Verschiebung darf nicht willkürlich erfolgen sondern nur wegen eines triftigen Grundes, widrigenfalls eine Absage/Verschiebung gegen Sorgfaltspflichten des Geschäftsführers verstößt; eine willkürliche Absage/Verschiebung verstößt gegen die Sorgfaltspflichten des Geschäftsführers (§ 25 GmbHG) und könnte Schadenersatzansprüche begründen. Eine Verschiebung/Absage der GV zur Verhinderung der weiteren Verbreitung von COVID-19, Verhinderung der Ansteckung der Gesellschafter und Verwaltungsorgane sowie zur Einhaltung der zur Verhinderung der weiteren Verbreitung erlassenen Maßnahmen stellt uE einen solchen triftigen Grund dar.

Die Verlegung der GV an einen anderen Ort oder die Verschiebung auf einen neuen Termin kann nur als Absage der ursprünglichen GV und Einberufung einer neuen GV durchgeführt werden. Die Absage/Verlegung/Verschiebung muss daher unter Einhaltung der Einberufungsmodalitäten erfolgen. Werden diese Modalitäten nicht eingehalten, können Beschlüsse nur gefasst werden, wenn sämtliche Gesellschafter anwesend oder vertreten sind.

Für die bloße Absage gelten keine besonderen Formvorschriften.

Sowohl bei der Absage als auch bei Verlegung/Verschiebung zu beachten ist, dass die Gesellschafter bestmöglich Kenntnis von der Absage/Verlegung/Verschiebung erlangen müssen. Es empfiehlt sich die Absage/Verlegung/Verschiebung über alle jene Kommunikationswege bekannt zu geben über die auch einberufen wurde.


3.3 Aufsichtsrat


3.3.1 Wie oft und in welchem Abstand müssen AR-Sitzungen abgehalten werden?

GmbH-Recht bis COVID-19-GesG und COVID-19-GesV:

Gemäß § 30i Abs. 3 GmbHG muss der AR mindestens viermal im Jahr Sitzungen abhalten die vierteljährlich stattzufinden haben. Das Gesetz sieht also nicht bloß eine Mindestsitzungsanzahl sondern auch eine Mindestsitzungsfrequenz vor, nämlich, dass zwischen AR Sitzungen jeweils ca drei Monate liegen sollen.

§ 30i Abs. 3 GmbHG stellt eine Ordnungsvorschrift dar, Zwangsstrafen bei Verstößen sieht das Gesetz nicht vor. Denkbar wären Schadenersatzansprüche wegen Sorgfaltswidrigkeit des Vorsitzenden des Aufsichtsrates oder anderer AR-Mitglieder sofern der Gesellschaft wegen mangelnder Abhaltung von Sitzungen oder vollkommen willkürlicher Terminfestsetzung Schaden entsteht. Eine Verschiebung/Absage der AR-Sitzung zur Verhinderung der weiteren Verbreitung von COVID-19, der Ansteckung der AR-Mitglieder sowie zur Einhaltung der zur Verhinderung der weiteren Verbreitung erlassenen Maßnahmen stellt uE keine Sorgfaltswidrigkeit dar. Allerdings sollten die AR-Mitglieder zumindest versuchen, eine Sitzung in Form einer qualifizierten Videokonferenz eine Sitzung abzuhalten und falls dies nicht möglich ist, eine Beratung in einer einfachen Video- oder Telefonkonferenz abzuhalten.

NEU nach COVID-19-GesG und COVID-19-GesV:

Wenn aufgrund von COVID-19 die Durchführung von AR-Sitzungen bis zum 30.04.2020 nicht möglich ist, stellt dies keine Verletzung von § 30i Abs 3 GmbHG dar.


3.3.2 Müssen AR-Sitzungen physisch abgehalten werden? Weitere Möglichkeiten der Abhaltung von Versammlungen nach COVID-19-GesV?

GmbH-Recht bis COVID-19-GesG und COVID-19-GesV:

Nein. Das GmbHG definiert den Begriff „Sitzung“ nicht. Ausgehend von den Vorstellungen des Gesetzgebers bei Erlass dieses Gesetzes meint der Begriff Sitzung zunächst wohl eine Versammlung der AR-Mitglieder bei der sie physisch am selben Ort anwesend sind. Jedoch ist die physische Abhaltung der AR-Sitzung wohl nicht zwingend. Eine AR-Sitzung kann wohl auch in Form einer qualifizierten Videokonferenz abgehalten werden, da diese einer Sitzung unter Anwesenden wohl gleichzuhalten ist.

Bei der qualifizierten Videokonferenz muss für alle Teilnehmer jeweils gegenseitige Sicht- und Hörbarkeit gegeben sein, die audiovisuelle Qualität muss ein authentisches Erfassen der Einzelheiten menschlicher Mimik, Gestik und Intonation ermöglichen und die Kommunikation muss vor dem Zugriff Unbefugter geschützt sein.

Angemerkt sei, dass eine Sitzung des Aufsichtsrates einer GmbH auch rechtskonform abgehalten wird, wenn das Präsenzquorum durch physische Anwesenheit oder qualifizierte Videokonferenz oder eine Kombination dieser beiden Arten von Präsenz erreicht ist. Weitere Mitglieder des Aufsichtsrates können durchaus auch bloß per Telefon zugeschaltet werden.

Sitzungen können sich in bloßen Beratungen erschöpfen oder mit Beschlussfassungen verbunden sein.

Die Entscheidung über die Art der Abhaltung der Sitzung trifft grundsätzlich der Vorsitzende.

NEU nach COVID-19-GesG COVID-19-GesV:

Bis zum 31.12.2020 können AR-Sitzungen auch als virtuelle Versammlungen nach den Regelungen der COVID-19-GesV durchgeführt werden. Zulässige technische Kommunikationsmittel sind:

  • Videokonferenz mit Zweiweg-Verbindung (§2 Abs. 1 COVID-19-GesV): Zulässig ist die Durchführung einer virtuellen Versammlung mittels Videokonferenz in Form einer akustischen und optischen Zweiweg-Verbindung mit Übertragung in Echtzeit. Dabei muss es jedem Teilnehmer von jedem Ort aus möglich sein, sich zu Wort zu melden und an Abstimmungen teilzunehmen.
  • Videokonferenz mit Zweiweg-Verbindung und Telefonkonferenz gemischt (§ 2 Abs. 2 COVID-19-GesV): Maximal die Hälfte der Teilnehmer können lediglich akustisch (über Telefon ohne Video) mit der virtuellen Versammlung verbunden sein, sofern sie nicht über die technischen Mittel für eine akustische und optische Verbindung mit der virtuellen Versammlung verfügen oder diese Mittel nicht verwenden können oder wollen. Auch dieserart bloß akustisch Zugeschaltene gelten in jeder Hinsicht als Teilnehmer, weshalb sie z.B. auch bei der Feststellung eines allfälligen Präsenzquorums mitzuzählen sind.
  • Zu den Verantwortungen siehe oben vorletzter Absatz in Punkt 1.3.

3.3.3 Müssen AR Mitglieder zur Beschlussfassung physisch anwesend sein?

GmbH-Recht bis COVID-19-GesG und COVID-19-GesV:

Nein. Beschlüsse können entweder (i) in einer Sitzung, sowohl in physischen Sitzungen als auch wohl in Sitzungen per qualifizierter Videokonferenz oder (ii) außerhalb einer Sitzung gefasst werden.

Beschlussfassung in einer Sitzung: Gemäß § 30g Abs. 5 GmbHG ist der AR oder sein Ausschuss dann beschlussfähig, wenn an der Sitzung mindestens drei Mitglieder physisch oder per qualifizierter Videokonferenz oder in einer Kombination dieser beiden Formen der Präsenz teilnehmen (sofern die Satzung nicht ein höheres Präsenzquorum vorsieht). Die übrigen AR-Mitglieder können beispielsweise über einfache Telefon- oder Videokonferenz zur Sitzung hinzugeschaltet werden (werden zur Ermittlung des Präsenzquorums aber nicht berücksichtigt), sofern dies der Gesellschaftsvertrag oder der AR, etwa in einer von ihm erlassenen Geschäftsordnung, zulässt.

Beschlussfassung außerhalb einer Sitzung: Der AR kann Beschlüsse auch außerhalb einer Sitzung, schriftlich oder fernmündlich, fassen. Allerdings kann gemäß § 30g Abs 3 GmbHG jedes AR-Mitglied einer solchen Abstimmung widersprechen. Dann muss die Abstimmung in einer Sitzung stattfinden.

Es empfiehlt sich, fernmündlich gefasste Beschlüsse schriftlich zu bestätigen; die Aufsichtsratsmitglieder sollten außerdem (schriftlich) auf ihr Widerspruchsrecht gegen die fernmündliche Beschlussfassung verzichten.

NEU nach COVID-19-GesG und COVID-19-GesV:

Bis zum 31.12.2020 können Beschlüsse auch in virtuellen Versammlungen gefasst werden (siehe 2.2.2. oben). § 1 Abs. 4 COVID-19-GesV stellt klar, dass es durch ihre Neuerungen zu keinerlei Einschränkungen von bereits bisher bestehenden Möglichkeiten kommt, Beschlüsse anders als in physischen Sitzungen zu fassen.


4. Sonstiges


4.1 Ausblick

Die derzeit geltenden Bestimmungen zur Durchführung virtueller Versammlungen im Gesellschaftsrecht sind mit 31.12.2020 befristet. Es kann jedoch davon ausgegangen werden, dass das Konzept virtueller GVs, HVs, AR-Sitzungen u.dgl. noch vor Ende dieses Jahres in entsprechende Dauerregelungen überführt wird. Wenngleich die derzeitigen Bestimmungen Nachschärfungen vertragen könnten, ist dieser Schritt hin zur Digitalisierung des Gesellschaftsrechtes begrüßenswert.  Gesellschafter und Organmitglieder werden sich wohl auch nach dem Silvestertag 2020 mit virtuellen Versammlungen zu befassen haben.


4.2 Fristverlängerung für Aufstellung und Einreichung Jahresabschluss (§ 3a. COVID-19-GesG)

Wenn es den gesetzlichen Vertretern von uA einer Kapitalgesellschaft infolge der COVID-19-Pandemie nicht möglich ist, die in § 222 Abs. 1 UGB genannten Unterlagen in den ersten fünf Monaten des Geschäftsjahrs aufzustellen und den Mitgliedern des Aufsichtsrats vorzulegen, so kann diese Frist um höchstens vier Monate überschritten werden. Dasselbe gilt für andere Unterlagen der Rechnungslegung, die innerhalb der für die Vorlage des Jahresabschlusses geltenden Fristen vorzulegen sind (z.B. § 244 Abs 1 UGB).

Abweichend von § 277 Abs 1 UGB sind die dort genannten sowie sämtliche gleichzeitig offenzulegenden Unterlagen spätestens zwölf Monate nach dem Bilanzstichtag einzureichen. Abweichend von § 277 Abs 2 UGB hat die Veröffentlichung spätestens zwölf Monate nach dem Bilanzstichtag zu erfolgen. Die Verlängerung der Offenlegungspflicht erstreckt sich auf sämtliche nach Maßgabe anderer Bestimmungen (z.B. § 243b Abs 6 oder § 280 Abs 1 UGB) gleichzeitig offenzulegenden Unterlagen.

Das gilt für alle Unterlagen, bei denen die fünfmonatige Aufstellungsfrist nach § 222 Abs 1 UGB am 16. März 2020 noch nicht abgelaufen ist (alle Unternehmen mit Bilanzstichtag 31.12.). Die Bestimmung tritt mit 31.12.2020 außer Kraft und ist auf Unterlagen von Unternehmern mit Bilanzstichtag vor dem 31.08.2020 letztmalig anzuwenden.

Für Unterlagen die am 16.03.2020 schon aufgestellt sind sowie für die zweimonatige Frist in § 284 Abs 4 UGB gilt die Fristenhemmung gemäß § 2 des 1. COVID-19-JuBG (sehen Sie dazu unseren Beitrag Gerichtsbetrieb und gerichtliche Fristen.


4.3 Virtuelle Amtshandlungen des Notars

Artikel 34 des 4. COVID-19-Gesetzes (BGBl I 24/2020) enthält auch Änderungen der Notariatsordnung, von denen die Folgende von besonderer Bedeutung für diesen Beitrag ist. Bedarf ein Rechtsgeschäft, eine Erklärung oder eine rechtserhebliche Tatsache zur Wirksamkeit der Form eines Notariatsakts oder einer sonstigen öffentlichen oder öffentlich beglaubigten Urkunde, so können zur Verhinderung der Verbreitung von COVID-19 die für die Errichtung der Urkunde erforderlichen notariellen Amtshandlungen bis 31. 12. 2020 auch unter Nutzung einer elektronischen Kommunikationsmöglichkeit vorgenommen werden.


4.4 Fristverlängerung WiEReg

Bitte sehen Sie dazu unseren Beitrag Die  Neuerungen durch das 3. Covid-19 Gesetz.


4.5 Gewinnausschüttung in der Krise

Bitte sehen Sie dazu unseren Beitrag Gewinnausschüttungen in Zeiten von COVID-19.

 

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