Stand: 22.05.2020

Viele Österreichische Kapitalgesellschaften befinden sich in der Planungsphase ihrer ordentlichen Gesellschafterversammlungen. Ebenso stehen vierteljährlich abzuhaltende AR-Sitzungen an. Der Gesetzgeber hat eine Reihe neuer Maßnahmen zur Verhinderung der Verbreitung des Coronavirus („COVID-19“) erlassen, die auch die Abhaltung von Gesellschafterversammlungen und AR-Sitzungen berühren. Nunmehr sind diese in der sogenannten COVID-19-Lockerungsverordnung (COVID-19-LV – BGBl II 197/2020 idF BGBl II 207/2020) konzentriert, die – in der aktuellen Fassung seit 15. Mai 2020 – diesbezüglich vorangegangene Verordnungen ersetzt. Demnach muss am Ort der beruflichen Tätigkeit zwischen Personen ein Abstand von mindestens einem Meter eingehalten werden, sofern nicht durch (andere) geeignete Schutzmaßnahmen das Infektionsrisiko minimiert werden kann. Zusammenkünfte von Organen juristischer Personen sowie Zusammenkünfte  zu beruflichen Zwecken, wenn diese zur Aufrechterhaltung der beruflichen Tätigkeit erforderlich sind, stellen Ausnahmen vom Verbot von Veranstaltungen mit mehr als 10 Personen dar.

Sowohl das Gesellschaftsrechtliche COVID-19 Gesetz als auch die COVID-19-Verordnung sollen die Abhaltung von Gesellschafterversammlungen und AR-Sitzungen durch die Zulässigkeit ihrer Abhaltung in virtueller Form erleichtern. Die nachfolgende Darstellung in Form einer Q&A Liste gibt einen Überblick über die wichtigsten mit COVID-19 verbundenen Fragen für die Abhaltung derartigen Versammlungen und Sitzungen nach Gesellschafts- und COVID-Recht.

Aktienrecht bis COVID-19-GesG und COVID-19-GesV:

Gemäß § 104 Abs. 1 AktG hat die ordentliche HV in den ersten acht Monaten des Geschäftsjahres stattzufinden. Entspricht das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, ist die ordentliche HV also bis Ende August abzuhalten.

NEU nach COVID-19-GesG und COVID-19-GesV:

Abweichend von § 104 Abs. 1 AktG muss im Jahr 2020 die ordentliche HV innerhalb der ersten zwölf (statt acht) Monate des Geschäftsjahres der Gesellschaft stattfinden. Entspricht das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, ist die ordentliche HV bis Ende Dezember (statt bis Ende August) 2020 abzuhalten.

Aktienrecht bis COVID-19-GesG, COVID-19-GesV und COVID-19-LV:

Für jede HV ist ein Ort zu bestimmen, an dem sich Aktionäre einfinden können, um dort ihr Teilnahmerecht persönlich ausüben zu können oder durch einen Vertreter ausüben zu lassen. Gemäß § 102 Abs. 2 AktG muss die HV an einem Ort im Inland stattfinden, den die Satzung bestimmt. Wenn die Satzung nichts anderes bestimmt, findet die HV am Sitz der Gesellschaft statt oder am Sitz einer inländischen Börse, an der die Aktien der Gesellschaft notieren.

NEU nach COVID-19-GesG, COVID-19-GesV und COVID-19-LV:

Wie unter 1.2 ausgeführt, sind seit 1. Mai 2020 Zusammenkünfte von Organen juristischer Personen  grundsätzlich ohne Einschränkung gestattet.

Aktienrecht bis COVID-19-GesG und COVID-19-GesV:

Nein. Jeder Aktionär hat das unentziehbare Recht, seine Rechte persönlich in der HV auszuüben. Dieses Recht kann nicht ausgeschlossen oder beschränkt werden, auch nicht durch die Satzung. Gemäß § 102 Abs. 3 AktG kann die Satzung vorsehen oder den Vorstand ermächtigen vorzusehen, dass die Aktionäre an der HV im Weg elektronischer Kommunikation teilnehmen und auf diese Weise einzelne oder alle Rechte ausüben können. Den Aktionären können insbesondere eine oder mehrere der nachstehend angeführten Formen der elektronischen Teilnahme angeboten werden: Satellitenversammlung (Z 1), Fernteilnahme (Z 2) und Fernabstimmung (Z 3). Die Satzung kann gemäß § 103 Abs. 6 AktG auch vorsehen, dass die Aktionäre durch Abstimmung per Brief an der HV teilnehmen.

Wenn die Gesellschaft und die Aktionäre die Möglichkeiten zur nicht physischen Teilnahme weitestgehend ausschöpfen, wäre theoretisch denkbar, dass am Ort der HV nur der Versammlungsleiter und der Notar anwesend sind. In der Praxis machen jedoch kaum Gesellschaften von diesen Möglichkeiten Gebrauch.

NEU nach COVID-19-GesG und COVID-19-GesV:

Bis zum 31.12.2020 können HVs auch als virtuelle Versammlungen nach den Regelungen der COVID-19-GesV durchgeführt werden. Zulässige technische Kommunikationsmittel sind:

• Videokonferenz mit Zweiweg-Verbindung (§ 2 Abs. 1 COVID-19-GesV): Zulässig ist die Durchführung einer virtuellen Versammlung mittels Videokonferenz in Form einer akustischen und optischen Zweiweg-Verbindung mit Übertragung in Echtzeit. Dabei muss es jedem Teilnehmer von jedem Ort möglich sein, sich zu Wort zu melden und an Abstimmungen teilzunehmen.
• Videokonferenz mit Zweiweg-Verbindung und Telefonkonferenz gemischt (§ 2 Abs. 2 COVID-19-GesV): Maximal die Hälfte der Teilnehmer können lediglich akustisch (über Telefon ohne Video) mit der virtuellen Versammlung verbunden sein, sofern sie nicht über die technischen Mittel für eine akustische und optische Verbindung mit der virtuellen Versammlung verfügen oder diese Mittel nicht verwenden können oder wollen. Nach dem Erlass zur COVID-19-GesV gelten auch dieserart bloß akustisch Zugeschaltene in jeder Hinsicht als Teilnehmer und sind z.B. auch bei der Feststellung eines allfälligen Präsenzquorums mitzuzählen.
• Videokonferenz ohne Zweiweg-Verbindung (§ 3 Abs. 1 COVID-19-GesV): Für die Abhaltung einer HV bei der AG reicht (aufgrund des üblicherweise größeren Personenkreises) aus, wenn eine Teilnahmemöglichkeit an der Versammlung von jedem Ort aus mittels akustischer und optischer Verbindung in Echtzeit besteht, wobei die Aktionäre dem Verlauf der Versammlung nur folgen, sich aber nicht unmittelbar zu Wort melden oder abstimmen können. Diese Teilnahmemöglichkeiten müssen ihnen aber auf andere Weise eingeräumt werden. Nach dem Erlass zur COVID-19-GesV könnten etwa das Auskunfts- und das Antragsrecht bei der AG (vgl. §§ 118 und 119 AktG) in der Form ausübbar sein, dass die Aktionäre ihre schriftlichen Fragen bzw. Anträge in einem bestimmten Zeitfenster während der Versammlung elektronisch an die Gesellschaft übermitteln, die sie dann durch den Vorsitzenden verlesen lässt. Bei Abstimmungen kann auch eine spezielle Abstimmungssoftware zum Einsatz kommen. Aktionäre, die ihre Rechte auf diese Weise ausüben können, sind jedenfalls Teilnehmer im aktienrechtlichen Sinn und daher ins Teilnehmerverzeichnis aufzunehmen. Wesentlich ist in diesem Zusammenhang, dass die Aktionäre die Möglichkeit haben müssen, auf Entwicklungen in der Versammlung zu reagieren (z.B. durch alternative Beschlussanträge oder zusätzliche Fragen). Auch hier ist zulässig, wenn einzelne Aktionäre, höchstens jedoch die Hälfte der Teilnehmer, die Versammlung nur akustisch mitverfolgen können, sofern sie nicht über die technischen Mittel für eine akustische und optische Verbindung mit der virtuellen Versammlung verfügen oder diese Mittel nicht verwenden können oder wollen. Die aktienrechtlichen Regelungen betreffend die Fernteilnahme (§ 102 Abs. 3 Z 2 AktG) und die Fernabstimmung (§ 102 Abs. 3 Z 3 AktG) sind ergänzend sinngemäß anzuwenden.
• Zusätzliche Übertragung der Hauptversammlung und/oder Abstimmung per Brief (§ 3 Abs. 2 COVID-19-GesV):

Zusätzlich zur virtuellen Durchführung der HV (siehe § 3 Abs. 1 COVID-19-GesV oben) kann die HV für die nicht anwesenden Aktionäre akustisch und ebenfalls auch optisch in Echtzeit übertragen werden (§ 102 Abs. 4 AktG) und/oder die Abstimmung per Brief erfolgen (§127 AktG), beides auch wenn dies nicht in der Satzung vorgesehen ist.

• Sonderbestimmungen für gemäß § 102 Abs. 4 AktG übertragene HVs börsenotierter AGs, AGs, deren Aktien über MTF gehandelt werden und (nicht notierter) AGs mit mehr als 50 Aktionären (§ 3 Abs. 4 COVID-19-GesV):
   

Im Fall der Übertragung der virtuellen HV einer solchen AG (siehe § 3 Abs. 2 COVID-19_-GesV oben) kann abweichend von § 3 Abs. 1 COVID-19-GesV vorgesehen werden, dass die Stellung eines Beschlussantrags, die Stimmabgabe und die Erhebung eines Widerspruchs in der virtuellen HV nur durch einen besonderen Stimmrechtsvertreter erfolgen kann. Diese Personen können von den Aktionären ausnahmsweise nicht frei gewählt werden. Um den Aktionären dennoch eine Auswahl zu ermöglichen, ist die AG verpflichtet, zumindest vier geeignete und von ihr unabhängige Personen als besondere Stimmrechtsvertreter vorzuschlagen, von denen zumindest zwei berufsmäßige Parteienvertreter – also Rechtsanwälte oder Notare – sein müssen. Die Kosten solcher Stimmrechtsvertreter trägt die Gesellschaft. Nur solche Aktionäre können an der HV teilnehmen, Fragen an die Gesellschaft stellen etc., die zuvor einen solchen Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt haben.

Weiter sind organisatorische Vorkehrungen dafür zu treffen, dass die Aktionäre Ihre Weisungen an die Stimmrechtsvertreter auch während der HV bis zu einem bestimmten Zeitpunkt noch abändern können. Das Auskunftsrecht gemäß § 118 AktG muss auch bei dieser Art der virtuellen Durchführung von den Aktionären selbst ausgeübt werden können, etwa dadurch, dass Fragen während der HV vom Aktionär direkt an die AG oder an den besonderen Stimmrechtsvertreter übermittelt werden können. Die Gesellschaft muss dafür zumindest einen elektronischen Kommunikationsweg eröffnen.

Bekanntgabe von Informationen über die virtuelle Durchführung (§§ 3 Abs. 3 und 5 Abs. 2 COVID-19-GesV):

Wenn die genaueren Informationen über die virtuelle Durchführung der HV (§ 2 Abs. 4 COVID-19-GesV) in der Einberufung noch nicht enthalten sind, ist es ausreichend wenn diese Informationen ab dem 21. Tag vor der HV bereitgestellt werden und dies in der Einberufung angekündigt wird. Hat eine AG die Einberufung ihrer HV bereits vor der Kundmachung der COVID-19-GesV veröffentlicht (d.h. vor dem 08.04.2020), so reicht aus, dass diese Informationen ab dem 14. Tag vor der HV gemäß § 103 Abs. 3 bis 5 AktG bereitgestellt werden.

Wenn die Gesellschaft und die Aktionäre die Möglichkeiten zur nicht physischen Teilnahme weitestgehend ausschöpfen, wäre theoretisch denkbar, dass am Ort der HV nur der Versammlungsleiter und der Notar anwesend sind. In der Praxis machen jedoch kaum Gesellschaften von diesen Möglichkeiten Gebrauch.

NEU:

Bis zum 31.12.2020 können HVs nach Maßgabe der COVID-19-GesV ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer durchgeführt werden. Dies gilt auch für den Fall, dass die Satzung derlei nicht ausdrücklich vorsieht. Ebenso können Beschlüsse durch den  Einsatz spezieller Abstimmungssoftware oder Abstimmung per Brief gefasst werden. Neu ist, dass auch das notarielle Protokoll digital errichtet werden kann.

Zu den Verantwortungen siehe oben vorletzter Absatz in Punkt 1.3.

Aktienrecht bis COVID-19-GesG, COVID-19-GesV und COVID-19-LV:

Ja. Eine durch die Satzung zu regelnde Teilnahme durch elektronische Kommunikation liegt nicht vor (insbesondere auch keine Satellitenversammlung nach § 102 Abs. 3 Z 1 AktG), wenn alle Räumlichkeiten, in denen die HV stattfindet, unter derselben Anschrift erreichbar sind und diese in der Einberufung als „Ort der HV“ iSv § 106 Z 1 AktG bezeichnet wurde. Die Aufteilung der HV auf mehrere Räume ist grundsätzlich zulässig wenn:

• alle Räumlichkeiten, in denen die HV stattfindet, unter derselben Anschrift erreichbar sind, die in der Einberufung als „Ort der HV“ bezeichnet wird;
• eine optische und akustische Zweiweg-Verbindung die Räume in Echtzeit verbindet, sodass die Ausübung sämtlicher Aktionärsrechte (insbesondere Informations-, Antrags-, Rede- und Stimmrecht) gewahrt ist und
• die HV-Bereiche, die den Versammlungsbereich in ihrer Gesamtheit bilden, genau gekennzeichnet und definiert sind.
   

NEU nach COVID-19-GesG, COVID-19-GesV und COVID-19-LV:

Wie unter 1.2 ausgeführt, sind seit 1. Mai 2020 Zusammenkünfte von Organen juristischer Personen  grundsätzlich ohne Einschränkung gestattet.

Ja. Mehrere HVs börsenotierter Unternehmen wurden bereits abgesagt. Zur Absage/Verschiebung der HV berufen ist derjenige, der sie einberufen hat, bei der AG also in der Regel der Vorstand. Die Absage/Verschiebung darf nicht willkürlich erfolgen sondern nur wegen eines triftigen Grundes, widrigenfalls eine Absage/Verschiebung gegen Sorgfaltspflichten des Verwaltungsorgans verstößt. Eine willkürliche Absage/Verschiebung verstößt gegen die Sorgfaltspflichten des Verwaltungsorgans (§ 84 AktG) und könnte Schadenersatzansprüche begründen. Eine Verschiebung/Absage der HV zur Verhinderung der weiteren Verbreitung von COVID-19, der Ansteckung der Aktionäre und Verwaltungsorgane sowie zur Einhaltung der zur Verhinderung der weiteren Verbreitung erlassenen Maßnahmen stellt uE einen solchen triftigen Grund dar.

Die Verlegung der HV an einen anderen Ort oder die Verschiebung auf einen neuen Termin ist einerseits als Absage der ursprünglichen HV und andererseits als Einberufung einer neuen HV zu qualifizieren. Die Absage/Verlegung/Verschiebung muss daher in der vorgeschriebenen Form und unter Wahrung der Einberufungsfrist bekannt gemacht werden. Bei Abhaltung einer Vollversammlung gemäß § 105 Abs 5 AktG können diese Formvorschriften bei der nicht börsenotierten AG entfallen, sofern kein Aktionär einer Beschlussfassung widerspricht.

Für die bloße Absage gelten keine besonderen Formvorschriften.

Sowohl bei Absage als auch bei Verlegung/Verschiebung ist zu beachten, dass die Aktionäre bestmöglich Kenntnis von der Absage/Verlegung/Verschiebung erlangen müssen. Es empfiehlt sich, die Absage/Verlegung/Verschiebung über alle jene Kommunikationswege bekannt zu geben, über die auch einberufen wurde. Bei besonders kurzfristigen Absagen ist uU auch eine Ad-hoc-Meldung zu überlegen.

Aktienrecht bis COVID-19-GesG und COVID-19-GesV:

Gemäß § 94 Abs. 3 AktG muss der AR mindestens viermal im Jahr Sitzungen abhalten, die vierteljährlich stattzufinden haben. Das Gesetz sieht also nicht bloß eine Mindestsitzungsanzahl sondern auch eine Mindestsitzungsfrequenz vor, nämlich, dass zwischen AR Sitzungen jeweils ca. drei Monate liegen sollen.

§ 94 Abs. 3 AktG stellt eine Ordnungsvorschrift dar, Zwangsstrafen bei Verstößen sieht das Gesetz nicht vor. Denkbar wären Schadenersatzansprüche wegen Sorgfaltswidrigkeit des Vorsitzenden des AR oder anderer AR-Mitglieder, sofern der Gesellschaft wegen mangelnder Abhaltung von Sitzungen oder vollkommen willkürlicher Terminfestsetzung, Schaden entsteht. Eine Verschiebung/Absage der AR-Sitzung zur Verhinderung der weiteren Verbreitung von COVID-19, der Ansteckung der AR-Mitglieder sowie zur Einhaltung der zur Verhinderung der weiteren Verbreitung erlassenen Maßnahmen stellt uE keine Sorgfaltswidrigkeit dar. Allerdings sollten die AR-Mitglieder zumindest versuchen, eine Sitzung in Form der qualifizierten Videokonferenz und falls dies nicht möglich ist, eine Beratung in Form einer einfachen Video- oder Telefonkonferenz abzuhalten

NEU nach COVID-19-GesG und COVID-19-GesV:

Wenn aufgrund von COVID-19 die Durchführung von AR-Sitzungen bis zum 30.04.2020 nicht möglich ist, stellt dies keine Verletzung von § 94 Abs 3 AktG dar.

Aktienrecht bis COVID-19-GesG und COVID-19-GesV:

Nein. Das AktG definiert den Begriff „Sitzung“ nicht. Ausgehend von den Vorstellungen des Gesetzgebers beim Erlass dieses Gesetzes meint der Begriff Sitzung zunächst wohl eine Versammlung der AR-Mitglieder bei der sie physisch am selben Ort anwesend sind. Jedoch ist die physische Abhaltung der AR-Sitzung wohl nicht zwingend. Eine AR-Sitzung kann wohl auch in Form einer qualifizierten Videokonferenz abgehalten werden, da diese einer Sitzung unter Anwesenden wohl gleichzuhalten ist.

Bei der qualifizierten Videokonferenz muss für alle Teilnehmer jeweils gegenseitige Sicht- und Hörbarkeit gegeben sein, die audiovisuelle Qualität muss ein authentisches Erfassen der Einzelheiten menschlicher Mimik, Gestik und Intonation ermöglichen und die Kommunikation muss vor dem Zugriff Unbefugter geschützt sein.

Angemerkt sei, dass eine Sitzung des AR einer AG auch rechtskonform abgehalten wird, wenn das Präsenzquorum durch physische Anwesenheit oder qualifizierte Videokonferenz oder eine Kombination dieser beiden Arten von Präsenz erreicht ist. Weitere Mitglieder des Aufsichtsrates können durchaus auch bloß per Telefon zugeschaltet werden.

Sitzungen können sich in bloßen Beratungen erschöpfen oder mit Beschlussfassungen verbunden sein.

Die Entscheidung über die Art der Abhaltung der Sitzung trifft grundsätzlich der Vorsitzende.

NEU nach COVID-19-GesG und COVID-19-GesV:

Bis zum 31.12.2020 können AR-Sitzungen auch als virtuelle Versammlungen nach den Regelungen der COVID-19-GesV durchgeführt werden. Zulässige technische Kommunikationsmittel sind:

• Videokonferenz mit Zweiweg-Verbindung (§ 2 Abs. 1 COVID-19-GesV): Zulässig ist die Durchführung einer virtuellen Versammlung mittels Videokonferenz in Form einer akustischen und optischen Zweiweg-Verbindung mit Übertragung in Echtzeit. Dabei muss es jedem Teilnehmer von jedem Ort aus möglich sein, sich zu Wort zu melden und an Abstimmungen teilzunehmen.
• Videokonferenz mit Zweiweg-Verbindung und Telefonkonferenz gemischt (§ 2 Abs. 2 COVID-19-GesV): Maximal die Hälfte der Teilnehmer können lediglich akustisch (über Telefon ohne Video) mit der virtuellen Versammlung verbunden sein, sofern sie nicht über die technischen Mittel für eine akustische und optische Verbindung mit der virtuellen Versammlung verfügen oder diese Mittel nicht verwenden können oder wollen. Auch dieserart bloß akustisch Zugeschaltene gelten in jeder Hinsicht als Teilnehmer, weshalb sie z.B. auch bei der Feststellung eines allfälligen Präsenzquorums mitzuzählen sind.
   

Zu den Verantwortungen siehe oben vorletzter Absatz in Punkt 1.3.

Gemäß § 35 Abs 1 Z 1 GmbHG hat die ordentliche GV in den ersten acht Monaten des Geschäftsjahres stattzufinden. Entspricht das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, ist die ordentliche GV bis Ende August abzuhalten.

NEU: Abweichend von § 35 Abs 1 Z 1 GmbHG muss im Jahr 2020 in einer GmbH die Beschlussfassung über die dort genannten Gegenstände innerhalb der ersten zwölf Monate des Geschäftsjahres der betreffenden Gesellschaft stattfinden; entspricht das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, also bis Ende Dezember 2020.

Gemäß § 36 Abs 1 GmbHG findet die GV am Sitz der Gesellschaft statt, sofern der Gesellschaftsvertrag nichts anderes bestimmt. Die Gesellschafter können nach hA einvernehmlich jedenfalls an jedem Ort im Inland zusammenkommen.

NEU: Wie unter 1.2. ausgeführt, sind seit 1. Mai 2020 Zusammenkünfte von Organen juristischer Personen  grundsätzlich ohne Einschränkung gestattet.

Ja. Die Abhaltung einer virtuellen GV, beispielsweise per Videokonferenz, ist wohl zulässig, wenn alle Gesellschafter dem zustimmen (im Detail ist das in der Lehre strittig, die besseren Gründe sprechen uE aber dafür).

In der GmbH können Beschlüsse auch schriftlich gemäß § 34 GmbHG gefasst werden, vorausgesetzt alle Gesellschafter stimmen der schriftlichen Beschlussfassung zu. Bei der Abstimmung im schriftlichen Weg wird die nach dem Gesetz oder dem Gesellschaftsvertrag zu einer Beschlussfassung in der GV erforderliche Mehrheit nicht nach der Zahl der abgegebenen Stimmen sondern nach der Gesamtzahl der allen Gesellschaftern zustehenden Stimmen berechnet (dieses erhöhte Mehrheitserfordernis gilt wohl nicht für virtuelle GVs, die physisch abgehaltenen GVs gleichkommen). Das Fassen von Beschlüssen per Telefon- oder Videokonferenzen ist wohl zulässig, wenn alle Gesellschafter diesem Verfahren zustimmen. Dies setzt voraus, dass die Beschlussfassung nicht zwingend die Teilnahme eines Notars erfordert (was beispielsweise bei Änderungen des Gesellschaftsvertrages der Fall ist). Wird die GV nicht physisch abgehalten, empfiehlt sich (i) die Anfertigung eines Protokolls, aus dem hervorgeht, dass sämtliche Gesellschafter mit ihrer Abhaltung und der Beschlussfassung im virtuellen Weg einverstanden sind und auf eine Anfechtung der gefassten Beschlüsse verzichten und (ii) die Fassung eines schriftlichen Beschlusses, insbesondere über jene Beschlussgegenstände, die beim Firmenbuch offen zu legen sind (beispielsweise die Feststellung des Jahresabschlusses und Verwendung des Bilanzgewinns).

Erfordert die Beschlussfassung die Beiziehung eines Notars, kann die GV nicht virtuell abgehalten werden. Sie kann dann beispielsweise auf Basis von dem Notar eingeräumten Stimmrechtsvollmachten erfolgen.

NEU: Bis zum 31.12.2020 können GVs nach Maßgabe einer der COVID-19-GesV ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer durchgeführt werden. Ebenso können Beschlüsse im Rahmen einer virtuellen GV gefasst werden. Bei der Durchführung einer virtuellen GV besteht kein Erfordernis einer Zustimmung sämtlicher Gesellschafter zur Abstimmung im schriftlichen Wege bzw. kann kein einzelner Gesellschafter Widerspruch gegen eine solche Abstimmung erheben. Das COVID-19-GesG stellt klar, dass die Abhaltung virtueller GVs auch bei der GmbH möglich ist (anders als das AktG sieht das GmbHG keine ausdrückliche Regelung zur Abhaltung virtueller GVs vor).

Zu den Verantwortungen siehe oben vorletzter Absatz in Punkt 1.3.

Ja. Zur Absage/Verschiebung der GV berufen ist derjenige, der sie einberufen hat, bei der GmbH also in der Regel der oder die Geschäftsführer. Die Absage/Verschiebung darf nicht willkürlich erfolgen sondern nur wegen eines triftigen Grundes, widrigenfalls eine Absage/Verschiebung gegen Sorgfaltspflichten des Geschäftsführers verstößt; eine willkürliche Absage/Verschiebung verstößt gegen die Sorgfaltspflichten des Geschäftsführers (§ 25 GmbHG) und könnte Schadenersatzansprüche begründen. Eine Verschiebung/Absage der GV zur Verhinderung der weiteren Verbreitung von COVID-19, Verhinderung der Ansteckung der Gesellschafter und Verwaltungsorgane sowie zur Einhaltung der zur Verhinderung der weiteren Verbreitung erlassenen Maßnahmen stellt uE einen solchen triftigen Grund dar.

Die Verlegung der GV an einen anderen Ort oder die Verschiebung auf einen neuen Termin kann nur als Absage der ursprünglichen GV und Einberufung einer neuen GV durchgeführt werden. Die Absage/Verlegung/Verschiebung muss daher unter Einhaltung der Einberufungsmodalitäten erfolgen. Werden diese Modalitäten nicht eingehalten, können Beschlüsse nur gefasst werden, wenn sämtliche Gesellschafter anwesend oder vertreten sind.

Für die bloße Absage gelten keine besonderen Formvorschriften.

Sowohl bei der Absage als auch bei Verlegung/Verschiebung zu beachten ist, dass die Gesellschafter bestmöglich Kenntnis von der Absage/Verlegung/Verschiebung erlangen müssen. Es empfiehlt sich die Absage/Verlegung/Verschiebung über alle jene Kommunikationswege bekannt zu geben über die auch einberufen wurde.

GmbH-Recht bis COVID-19-GesG und COVID-19-GesV:

Gemäß § 30i Abs. 3 GmbHG muss der AR mindestens viermal im Jahr Sitzungen abhalten die vierteljährlich stattzufinden haben. Das Gesetz sieht also nicht bloß eine Mindestsitzungsanzahl sondern auch eine Mindestsitzungsfrequenz vor, nämlich, dass zwischen AR Sitzungen jeweils ca drei Monate liegen sollen.

§ 30i Abs. 3 GmbHG stellt eine Ordnungsvorschrift dar, Zwangsstrafen bei Verstößen sieht das Gesetz nicht vor. Denkbar wären Schadenersatzansprüche wegen Sorgfaltswidrigkeit des Vorsitzenden des Aufsichtsrates oder anderer AR-Mitglieder sofern der Gesellschaft wegen mangelnder Abhaltung von Sitzungen oder vollkommen willkürlicher Terminfestsetzung Schaden entsteht. Eine Verschiebung/Absage der AR-Sitzung zur Verhinderung der weiteren Verbreitung von COVID-19, der Ansteckung der AR-Mitglieder sowie zur Einhaltung der zur Verhinderung der weiteren Verbreitung erlassenen Maßnahmen stellt uE keine Sorgfaltswidrigkeit dar. Allerdings sollten die AR-Mitglieder zumindest versuchen, eine Sitzung in Form einer qualifizierten Videokonferenz eine Sitzung abzuhalten und falls dies nicht möglich ist, eine Beratung in einer einfachen Video- oder Telefonkonferenz abzuhalten.

NEU nach COVID-19-GesG und COVID-19-GesV:

Wenn aufgrund von COVID-19 die Durchführung von AR-Sitzungen bis zum 30.04.2020 nicht möglich ist, stellt dies keine Verletzung von § 30i Abs 3 GmbHG dar.

GmbH-Recht bis COVID-19-GesG und COVID-19-GesV:

Nein. Das GmbHG definiert den Begriff „Sitzung“ nicht. Ausgehend von den Vorstellungen des Gesetzgebers bei Erlass dieses Gesetzes meint der Begriff Sitzung zunächst wohl eine Versammlung der AR-Mitglieder bei der sie physisch am selben Ort anwesend sind. Jedoch ist die physische Abhaltung der AR-Sitzung wohl nicht zwingend. Eine AR-Sitzung kann wohl auch in Form einer qualifizierten Videokonferenz abgehalten werden, da diese einer Sitzung unter Anwesenden wohl gleichzuhalten ist.

Bei der qualifizierten Videokonferenz muss für alle Teilnehmer jeweils gegenseitige Sicht- und Hörbarkeit gegeben sein, die audiovisuelle Qualität muss ein authentisches Erfassen der Einzelheiten menschlicher Mimik, Gestik und Intonation ermöglichen und die Kommunikation muss vor dem Zugriff Unbefugter geschützt sein.

Angemerkt sei, dass eine Sitzung des Aufsichtsrates einer GmbH auch rechtskonform abgehalten wird, wenn das Präsenzquorum durch physische Anwesenheit oder qualifizierte Videokonferenz oder eine Kombination dieser beiden Arten von Präsenz erreicht ist. Weitere Mitglieder des Aufsichtsrates können durchaus auch bloß per Telefon zugeschaltet werden.

Sitzungen können sich in bloßen Beratungen erschöpfen oder mit Beschlussfassungen verbunden sein.

Die Entscheidung über die Art der Abhaltung der Sitzung trifft grundsätzlich der Vorsitzende.

NEU nach COVID-19-GesG COVID-19-GesV:

Bis zum 31.12.2020 können AR-Sitzungen auch als virtuelle Versammlungen nach den Regelungen der COVID-19-GesV durchgeführt werden. Zulässige technische Kommunikationsmittel sind:

• Videokonferenz mit Zweiweg-Verbindung (§2 Abs. 1 COVID-19-GesV): Zulässig ist die Durchführung einer virtuellen Versammlung mittels Videokonferenz in Form einer akustischen und optischen Zweiweg-Verbindung mit Übertragung in Echtzeit. Dabei muss es jedem Teilnehmer von jedem Ort aus möglich sein, sich zu Wort zu melden und an Abstimmungen teilzunehmen.
• Videokonferenz mit Zweiweg-Verbindung und Telefonkonferenz gemischt (§ 2 Abs. 2 COVID-19-GesV): Maximal die Hälfte der Teilnehmer können lediglich akustisch (über Telefon ohne Video) mit der virtuellen Versammlung verbunden sein, sofern sie nicht über die technischen Mittel für eine akustische und optische Verbindung mit der virtuellen Versammlung verfügen oder diese Mittel nicht verwenden können oder wollen. Auch dieserart bloß akustisch Zugeschaltene gelten in jeder Hinsicht als Teilnehmer, weshalb sie z.B. auch bei der Feststellung eines allfälligen Präsenzquorums mitzuzählen sind.
• Zu den Verantwortungen siehe oben vorletzter Absatz in Punkt 1.3.

GmbH-Recht bis COVID-19-GesG und COVID-19-GesV:

Nein. Beschlüsse können entweder (i) in einer Sitzung, sowohl in physischen Sitzungen als auch wohl in Sitzungen per qualifizierter Videokonferenz oder (ii) außerhalb einer Sitzung gefasst werden.

Beschlussfassung in einer Sitzung: Gemäß § 30g Abs. 5 GmbHG ist der AR oder sein Ausschuss dann beschlussfähig, wenn an der Sitzung mindestens drei Mitglieder physisch oder per qualifizierter Videokonferenz oder in einer Kombination dieser beiden Formen der Präsenz teilnehmen (sofern die Satzung nicht ein höheres Präsenzquorum vorsieht). Die übrigen AR-Mitglieder können beispielsweise über einfache Telefon- oder Videokonferenz zur Sitzung hinzugeschaltet werden (werden zur Ermittlung des Präsenzquorums aber nicht berücksichtigt), sofern dies der Gesellschaftsvertrag oder der AR, etwa in einer von ihm erlassenen Geschäftsordnung, zulässt.

Beschlussfassung außerhalb einer Sitzung: Der AR kann Beschlüsse auch außerhalb einer Sitzung, schriftlich oder fernmündlich, fassen. Allerdings kann gemäß § 30g Abs 3 GmbHG jedes AR-Mitglied einer solchen Abstimmung widersprechen. Dann muss die Abstimmung in einer Sitzung stattfinden.

Es empfiehlt sich, fernmündlich gefasste Beschlüsse schriftlich zu bestätigen; die Aufsichtsratsmitglieder sollten außerdem (schriftlich) auf ihr Widerspruchsrecht gegen die fernmündliche Beschlussfassung verzichten.

NEU nach COVID-19-GesG und COVID-19-GesV:

Bis zum 31.12.2020 können Beschlüsse auch in virtuellen Versammlungen gefasst werden (siehe 2.2.2. oben). § 1 Abs. 4 COVID-19-GesV stellt klar, dass es durch ihre Neuerungen zu keinerlei Einschränkungen von bereits bisher bestehenden Möglichkeiten kommt, Beschlüsse anders als in physischen Sitzungen zu fassen.